Deel deze referentie met een vriend(in)

Natra in Malle is reeds vanaf 1999 klant. Het zusterbedrijf Natrjacali in Bredene volgde in 2014. Beide vestigingen maken intensief gebruik van onze tijdregistratie met automatische loonkoppeling naar het sociaal secretariaat en het interimkantoor. Daarnaast kunnen 600 medewerkers in beide vestigingen online prestaties ingeven en verlof aanvragen via de self service module. Voor een optimale inzet van personeel zorgt onze planningssoftware. Ook beheren wij enkele deuren voor toegangscontrole.

Benieuwd naar de reactie van de klant? Lees hier meer...

“Ons administratief werk is gehalveerd”

Van drie dagen werk aan de weekplanning naar een halve dag. Van een onmogelijke kostenallocatie naar één die klopt tot achter de komma. En van werknemers met een heleboel vragen naar een transparant systeem voor loonverwerking en verlofaanvragen. Bij NatraJacali is de impact van GPS enorm. “We rollen dit systeem binnenkort dan ook uit naar onze andere vestigingen”, vertelt HR & Finance Manager Matthias Verlaeckt.

Natra is een Spaanse multinational met zes productiefaciliteiten in Europa en Canada. Hun specialiteit? Chocopasta, pralines, zeevruchten… alles wat met chocolade te maken heeft. Met hier in België twee vestigingen in Malle en Bredene. Het is in die laatste faciliteit waar Matthias HR & Finance Manager is. “Bij ons draait alles om flexibiliteit. Onze arbeiders werken aan meerdere lijnen per dag. We moeten onze productie snel en soepel kunnen omgooien – onze planningen zijn altijd in beweging.”

De weekplanning: van drie dagen naar een halve dag

“Vroeger kostte het ons drie dagen om een weekplanning op te maken. De verlofdagen en afwezigheden uit onze tijdsregistratie halen, alles manueel in Excel puzzelen, een correctieronde… En ten slotte alles weer invoeren in ons systeem”, vertelt Matthias. “Nu zijn we op een halve dag klaar. Alles gebeurt automatisch in GPS.”

“De module personeelsplanning stelt een standaardrooster op. En aangezien die generator gelinkt is aan de tijdsregistratie, houdt hij meteen rekening met alle ingeplande afwezigheden. Wij moeten enkel nog de gaten in het rooster opvullen. De planner kijkt ook naar de functie en competenties van elke werknemer. Zodat op elke plaats de juiste man of vrouw in de juiste ploeg staat.”

Gedaan met vogelpik

“Die competenties leggen we vast in een matrix. Per competentie kennen we een score toe. Dat is handige info voor onze planning én om onze werknemers tijdig laten bij te scholen. Maar het biedt ook een houvast als je werkt met uitzendkrachten. Extra mankracht nodig aan een bepaalde productielijn? Dan geeft GPS een overzicht van uitzendkrachten met de juiste skills.”

“Zo kunnen we gericht de juiste kandidaten contacteren. Terwijl het anders meer wegheeft van vogelpik: een lange lijst met namen waar je op goed geluk iemand uitkiest.”

Precieze kostenallocatie

Gebeurt ook veel preciezer: de kostenallocatie. “Vroeger hadden we problemen om te bepalen wie aan welke lijn hoeveel uren werkte. Onze flexibele werkroosters maakten een exacte kostenallocatie onmogelijk. Iedereen had een standaardkostenplaats, maar dat kwam niet overeen met de realiteit.”

“Nu is dat overzicht er wel. We installeerden per productielijn een tikklok, waardoor we perfect kunnen opvolgen hoeveel uren er aan elke lijn is gewerkt. Zo kunnen we de geplande uren vergelijken met de uiteindelijk gepresteerde uren. Dat maakt het dan weer mogelijk om te controleren waar het goed loopt. En waar je de planning moet bijsturen.”

Meer transparantie voor iedereen

Die precieze tijdsregistratie is niet alleen een voordeel voor het management. “Ook voor onze werknemers is alles transparanter. Met Emprova controleren ze online hun eigen tikkingen. Vragen ze zelf verlof aan. En hebben ze toegang tot de planningen.”

“Dat alles vertaalt zich in een veel transparantere loonbrief. Alles wat in GPS zit, sturen we door naar ons sociaal secretariaat. Het resultaat is een snelle, correcte en gedetailleerde loonkost”, zegt Matthias.”

Van twee fulltimers naar één

“Die transparantie is ook een enorm voordeel voor de personeelsdienst. Vroeger kregen we een veelvoud aan vragen binnen. Dat is nu verleden tijd. Hoe kom ik die dag aan zoveel uren? Kan je nu zelf nakijken. Had ik geen recht op die premie? Makkelijk opvraagbaar via de planning. Hoe zit het met die overuren? Is nu automatisch geprogrammeerd.”

Samen met onder meer de automatisch toegekende premies, leidt het tot een enorme tijdsbesparing. “We zijn op onze personeelsdienst van twee naar één fulltimer gegaan. Dat zegt genoeg, denk ik.”

Van Bredene via Malle… naar Canada?

“GPS is voor ons een positief verhaal. En omdat we zo tevreden zijn, integreren we het systeem binnenkort in onze vestiging in Malle”, besluit Matthias. “En we kijken ook al richting buitenland om het daar te implementeren.”

Terug