10 insider tips voor een efficiënte tijdregistratie

1. Maak nieuwe personeelsleden aan op basis van bestaande users

Een nieuwe collega in dienst? Dan maak je toch een nieuwe gebruiker aan? Wij vinden van niet! Om tijd te besparen kan je als hoofdgebruiker een nieuw personeelslid aanmaken op basis van een bestaande medewerker. Wees niet bang om bestaande medewerkers te kopiëren en hun gegevens aan te passen. Een naam, adres en badgenummer veranderen, is zoveel sneller dan opnieuw van nul te beginnen.

2. Automatische saldotransfer voor verlofdagen

Verlofdagen zorgen vaak voor veel HR-werk. Maar wij hebben dé gouden tip. Stel in je tijdregistratiesoftware vakantieperiodes in en laat verlofdagen automatisch overdragen. Zo hoef je niet langer handmatig de kalender van werknemers bij te werken. Denk bijvoorbeeld aan collectieve verlofperiodes. Met een saldotransfer verschijnen ze automatisch in de kalender van je collega’s.

3. De automatische ziektemeldingsflow

Heb je ook al eens een uur je mailbox moeten uitkammen op zoek naar een specifiek ziektebriefje? Dan is een ziektemeldingsflow écht een gamechanger. Hoe werkt het? Werknemers of leidinggevenden sturen via een self service tool de ziektemelding in. Jij wordt hiervan direct op de hoogte gebracht én de ingestelde afwezigheid wordt automatisch in de kalender ingeboekt. De werknemer krijgt daarna een melding dat hij zijn ziektebriefje moet indienen op het platform. Zodra hij dit uploadt, wordt dit automatisch naar jou als HR gestuurd. Indien jij dit goedkeurt, wordt automatisch de initiële afwezigheid omgezet in ziekte. En de ziektebriefjes, die vind je snel en handig terug in één groot overzicht.

4. Stel slimme filters in

Wist je dat je met één klik alles kan zien wat in de tijdregistraties van je organisatie ontbreekt? Wij vinden het instellen van globale en specifieke foutenfilters een ‘heilige graal’ die je niet mag vergeten. Van goedgekeurde overuren tot ontbrekende ziektebriefjes, je spot met deze filters alles. De toepassingen zijn ook eindeloos. Een overzicht nodig van alle werknemers die geen ziektebriefje hebben binnengebracht? Het kan! Ga dus snel naar je filter overzicht als je er nu nog geen hebt ingesteld.

5. Beperk het aanmaken van dagroosters

Misschien heb je er nog niet bij stilgestaan. Maar heb je al die dagroosters in je tool wel écht nodig? Tijdregistratiesystemen herkennen automatisch de juiste ploeg voor werknemers op basis van hun tikklok invoer. Profiteer dus van de complexe rekenregels en stel zo weinig mogelijk dagroosters voor verschillende gebruikers in, maar probeer ze net te linken aan dezelfde relevante dagroosters. Het bespaart je heel wat onnodig werk. Zo hou jij meer tijd over voor andere belangrijke taken.

6. Automatische interpretatie van foutieve boekingen of ontbrekende werktijden

Wist je dat urenregistratiesystemen zelf afwezigheden kunnen creëren? Als iemand bijvoorbeeld niet heeft ingetikt om 8 uur ’s morgens, maar wel heeft uitgetikt om 17 uur, dan kan je als hoofdgebruiker hierover een melding krijgen. Het lijkt misschien overbodige luxe, maar we raden het écht aan. Het laat je toe om snel registratiefouten te spotten die je anders pas aan het einde van de maand opmerkt. Zo kan je snel on the spot de juiste informatie navragen en de werktijd corrigeren.

7. Automatische rekenregel van verplaatsingsvergoeding

Handmatig verplaatsingsvergoedingen toekennen. Dat wordt snel onmogelijk puzzelwerk. In weinig tijdregistratiesoftwares zitten automatische rekenregels die fiets- en andere vergoedingen berekenen en aan timesheets toewijzen. Maar als je een systeem zoals die van ons hier wel toegang tot hebt, is dit een echte aanrader om in te stellen, en jezelf werk en tijd te besparen!

8. Stel een automatische Bradford score in

Bereken je nog handmatig je Bradford score om het ziekteverzuim van werknemers te meten? Dan weet je vast nog niet dat een tijdregistratiesysteem dit voor jou kan doen! Laat dus snel jouw gewenste Bradford berekening instellen.

9. Decentraliseer naar leidinggevende

Volg je zelf nog alle planningswijzigingen of overuren op? Dan moet je vast véél communiceren met leidinggevenden. Soms is het makkelijker om kleine taken uit handen te geven. En met de juiste gebruikersrechten lukt dat ook makkelijk digitaal. Laat leidinggevenden in je tijdregistratiesoftware kleine wijzigingen binnen hun team oppikken. Dat bespaart jou dubbel (communicatie)werk.

10. Koppel met je sociaal secretariaat voor een snelle loonverwerking

Heb je jouw sociaal secretariaat al gekoppeld met je tijdregistratiesoftware? Dit is – vooral op die drukke loonverwerkingsdagen – écht een lifesaver. Met de juiste koppeling worden kalendergegevens, ploegenpremies, ploegentoeslagen en andere loondata automatisch ingevuld in het programma van je sociaal secretariaat. Bespaar jezelf dus handmatig verzamelwerk en sla meteen over naar het controleren van de loongegevens.