Dienstreizen registreren? Zo zorg je voor correcte dagvergoedingen

Hoe werkt het in Emprova? 

Voor buitenlandse dienstreizen werk je in Emprova met een specifieke afspraakcode die je koppelt aan de tijdregistratie. Medewerkers moeten altijd tikken (in- en uitklokken), maar er zijn twee manieren waarop deze prestaties verwerkt kunnen worden: 

1. Verwerking zoals op kantoor 

De tikkingen worden verwerkt alsof het een normale werkdag op kantoor is. Het systeem berekent automatisch de gepresteerde uren op basis van de geregistreerde tijden, inclusief eventuele overuren. 

2. Vast aantal uren volgens dagmodel 

De tikkingen dienen enkel als aanwezigheidscontrole. De gepresteerde uren worden vastgezet volgens het dagmodel, ongeacht of er effectief iets meer of minder werd gewerkt. 

Bijvoorbeeld: als het dagmodel 8 uur voorziet, dan worden er 8 uur geregistreerd ook als de effectieve prestaties licht afwijken. 

Volledig automatisch rekenen: van overuren tot dagvergoeding 

Je kunt Emprova zo configureren dat de software automatisch rekening houdt met: 

• Aantal gewerkte uren per dag
  • Bijvoorbeeld: 
    • 8 tot 9 uur = 100% vergoeding 
    • Meer dan 9 uur = 100% + toeslag 

• Wekelijkse opvolging van prestaties en overuren
  Weekuitlsagen tonen meteen de volledige prestaties voor controle en opvolging. 

• Premies en extra vergoedingen
  Vergoedingen zoals hotel, maaltijd of verplaatsingskosten kunnen gekoppeld worden aan één en dezelfde afspraakcode – handig voor overzicht en loonexport. 

• Koppeling met sociaal secretariaat
  Alle geregistreerde prestaties en codes kunnen automatisch geëxporteerd worden richting je sociaal secretariaat of payrolltool. Dat voorkomt manuele fouten. 

Wat moet HR weten? 

Voor jou als HR-verantwoordelijke betekent dit: 

• Geen aparte handmatige verwerking of losse lijsten 

• Eén code volstaat voor een correcte en conforme verwerking van buitenlandse dienstreizen 

• Emprova houdt rekening met cao’s, sectorregels en jouw bedrijfsafspraken 

Praktisch voorbeeld 

Stel: een medewerker vertrekt volgende week op zakenreis naar Duitsland. Je plant dit als “buitenlandse dienstreis” in via één afspraakcode. Vanaf dan: 

• Worden de prestaties automatisch berekend volgens de juiste regels 

• Wordt de dagvergoeding correct meegenomen 

• Zie je alles netjes terug in je rapportage en export naar het sociaal secretariaat 

Zelfs als de medewerker die dag niets intikt, weet het systeem dat het om een dienstreis gaat en wordt de dag correct verwerkt. 

Dienstreizen zonder zorgen 

Buitenlandse dienstreizen vergen flexibiliteit in planning, maar vragen tegelijk een sluitende opvolging. Dankzij de configuratiemogelijkheden van GPS blijft alles correct en transparantvan registratie tot loonverwerking. 

Wil je weten hoe dit in jouw organisatie kan worden ingericht? Neem contact op via onze helpdesk.