Empowerment door decentraal HR-beheer: hoe doe je dat?

De afgelopen jaren wordt het steeds duidelijker dat het opvragen, controleren en rechtzetten van informatie voor veel HR-afdelingen meer bottlenecks creëert dan wegneemt. Van verloning tot tijdregistraties en werknemersgeluk. Als HR liggen er al veel taken en verantwoordelijkheden op je bord. En het laatste wat je wil, is dat die taken langer duren dan eigenlijk nodig is.
Het motto dat HR-administratie enkel voor HR is, is gedateerd. In veel bedrijven hebben andere departementen net meer controle en kennis over de administratieve input dan de HR-afdeling. Zou je die verantwoordelijkheid dan beter ook niet bij hen leggen? Wij vinden van wel. Ontdek hoe een decentraal HR-beheer voor jou meer ruimte en tijd kan creëren om echte impact op je organisatie te maken.

Wat is decentraal HR-beheer?

Van verlofaanvragen tot uurrooster wijzigingen, in de agenda van elke HR-professional staan dagelijks heel wat verantwoordelijkheden. De één al wat leuker dan de ander. Maar wat als die taken niet door jou, maar door leidinggevenden, team leads of de werknemers zelf overgenomen worden? Dit is het principe achter het decentraal HR-beheer, waarin HR-afdelingen hun administratie decentraliseren door een deel van hun taken uit te besteden aan personen binnen de organisatie.

Voordeel 1: Tijdswinst voor iedereen

De sterkte van een decentraal HR-beheer ligt in het creëren van tijdswinst voor jou én je collega’s. Hoe je het ook draait of keert, in de praktijk zit veel organisationele expertise in de bedrijfsafdelingen zelf, bij de mensen die dagelijks hun job uitvoeren. Als HR-professional weet jij moeilijk de impact van een verlofaanvraag op het team. Dus waarom zou een leidinggevende hierover niet zelf mogen beslissen? Het bespaart een hoop op-en-af-communicatie die zowel tijd van jouw agenda als die van de team lead afsnoept. Kortom, tijdswinst voor iedereen.

Voordeel 2: Minder administratie, meer tijd voor echte impact

Natuurlijk is voor jou de lagere administratieve taaklast ook mooi meegenomen. Veel HR-professionals zijn actief op zoek naar manieren om hun soft impact op de organisatie te vergroten. Een decentraal HR-beheer is een krachtige tool om deze verandering mogelijk te maken. De tijdwinst geeft jou meer ruimte om te werken aan andere HR-verantwoordelijkheden. Dit laat jou als HR toe om een sterker HR-beleid neer te zetten dat op lange termijn positieve resultaten voor je organisatie en je medewerkers oplevert.

Voordeel 3: Faciliteer snelle oplossingen

De tijdsefficiëntie van een decentraal HR-beheer ligt niet alleen in het uitbesteden van taken, maar ook in het toevertrouwen van beslissingskracht. Een decentraal beleid vertrouwt medewerkers die sterke feeling hebben met de werkvloer om zelf beslissingen te nemen, en faciliteert dus ook snelle oplossingen. Voor sommige afdelingen is het snel doorhakken van knopen cruciaal om fluctuerende en veranderde werkomstandigheden de baas te zijn. Een decentraal HR-beleid kan hierbij de nodige ondersteuning geven.

Voordeel 4: Ondersteun teamnoden

Elk team heeft andere werkwijzen en noden. Rekening houden met al deze verschillende nuances kan snel leiden tot onmogelijk puzzelwerk. Een decentraal HR-beleid helpt leidinggevenden en teamleden te faciliteren wat voor hun werkt. Goed toegepast kan dit leiden tot een hogere productiviteit binnen de afdeling zonder extra investering van resources.

Hoe begin je aan een decentraal HR-beheer?

Stap 1: Denk na over de HR-taken die je wil decentraliseren

Je kan in principe al je HR-taken decentraliseren, maar wij hebben toch een paar eigenschappen waarop je best let. Zorg dat de taken of verantwoordelijkheden overgenomen worden door de juiste personen. Voor elke organisatie is dit anders. Zo kunnen de bezettingsgraden in één bedrijf beter bij de operationele manager liggen, terwijl een andere organisatie succes vindt in hun sterke team leads.

Hou ook rekening met de moeilijkheidsgraad. Cafetariaplannen of andere gespecialiseerde HR-verantwoordelijkheden besteed je best niet uit. Maar het goedkeuren van verlofaanvragen of het zelf uploaden van documenten kunnen perfect bij je collega’s liggen.

Stap 2: Overtuig je collega’s van de voordelen

Elke verandering brengt weerstand met zich mee. Eén van de tegenargumenten van een decentraal HR-beheer is dat het extra werk aan de afdelingen geeft. Overtuig je collega’s dat dit niet het geval is, en dat ze die ‘extra tijd’ ook kwijt waren als jij en de afdelingen met elkaar moeten afstemmen. Licht het vertrouwen uit dat een decentraal HR-beleid geeft, en de voordelen dat dit met zich meebrengt. De vrijheid om zelf meer beslissingen te kunnen maken en beter rekening te houden met de eigen teamnoden, zijn sterke argumenten om je collega’s mee in een gedecentraliseerd verhaal te nemen.

Stap 3: Maak het makkelijk

Soms vrezen bedrijven dat leidinggevenden niet digitaal genoeg zijn om zelf taken over te nemen. Een belangrijk argument, want een decentraal HR-beheer staat of valt met hoe goed collega’s de taken en verantwoordelijkheden uitvoeren. Het is belangrijk dat je de juiste technologie kiest. Een spreadsheet invullen of een blokje in een digitaal systeem aanvinken zijn bijvoorbeeld geweldige opties om leidinggevenden zelf makkelijk aan de slag te laten gaan. Voorzie indien nodig ook de nodige know-how ondersteuning. Het is een kleine investering waar iedereen binnen de organisatie later de vruchten van plukt.

Stap 4: Begin eenvoudig, breid later uit

Het is verleidelijk om meteen al je ‘vervelende’ HR-taken uit te besteden. Maar voordat je al die verantwoordelijkheden uitdeelt, willen we je graag overtuigen om klein te beginnen. Je HR-beheer decentraliseren is een proces dat je best geleidelijk aan laat verlopen. Niet alleen om de weerstand op extra werk te verkleinen, maar ook om jezelf de ruimte te geven om je processen te optimaliseren voordat je ze in het groot uitrolt. Elke onderneming is anders, en dus zijn de noden en vaardigheden binnen elke organisatie ook zeer uitlopend. Geef jezelf de tijd om het juiste proces uit te werken en later hierop uit te breiden.