Hoe kan je als HR écht een verschil maken?

Digitalisering 

Gebruik jij nog fysieke logboeken of is het ingeven van data via een klassieke Excel file herkenbaar voor jouw HR-afdeling? Dan hoeven we je allicht niet te vertellen dat je op deze manier veel kostbare tijd verliest. Ook de kans op fouten vergroot en dat is nefast voor een correcte loonadministratie.

Het digitaliseren en automatiseren van repetitieve, omslachtige processen zorgt ervoor dat je als HR meer tijd krijgt voor wat er écht toe doet: er zijn voor de medewerkers.   

Bovendien is het voor een HR-professional belangrijk om alle data op 1 centrale plek te kunnen beheren. Op die manier verlies je jezelf niet in het managen en combineren van verschillende tools. 

Niet alleen algemene administratieve processen, maar ook het indienen van medische attesten, personeelsplanning en projectregistratie wil je als HR zoveel mogelijk digitaliseren. Een gebruiksvriendelijke app zorgt ervoor dat je zelfs vanop afstand data kan raadplegen.

Autonomie 

Je kan teamleaders autonomie geven om zelf beslissingen te maken over aanvragen binnen hun team. Op die manier hoeft dit niet langer via HR te gebeuren en bespaar je heel wat tijd die je kan investeren in het HR-beleid of in de wellbeing van je medewerkers.

Met de juiste tools kan een organisatie medewerkers het vertrouwen geven om zelf in hoge mate hun werkuren en privéleven in te delen. Thuiswerken zal immers een ‘blijver’ zijn. Medewerkers vinden enerzijds dat dit zorgt voor tijdswinst en minder stress door het wegvallen van het woon-werkverkeer. Anderzijds zorgt telewerk voor een hogere productiviteit doordat ze zich beter kunnen focussen op hun taken. 

De maatschappelijke voordelen zijn nog veel breder, denk aan minder files en de bijhorende CO2 uitstoot. Bovendien kan de standaardisering van regelmatig thuiswerken leiden tot meer tewerkstelling bij mensen die niet zo mobiel zijn, bv. mensen met een beperking of mantelzorgers.  

Telewerk kan zelfs de krapte op de arbeidsmarkt verlichten doordat jobs dan minder locatie gebonden zijn. 

Rapportering 

Om doordachte beslissingen te kunnen nemen binnen je HR-beleid is een inzichtelijke HR-rapportering belangrijk. Door data te digitaliseren en te verzamelen op 1 centrale plek, is het een stuk eenvoudiger om voor een duidelijke en accurate rapportering te zorgen.  

Creëer zelf het rapport dat je nodig hebt en verzamel alle data uit personeelsbeheer, tijdregistratie, kostenplaatsen, personeelsplanning, … Een periodieke, geautomatiseerde rapportering zorgt ervoor dat je als HR steeds een goed overzicht hebt.  

Denk aan rapportering over ziekteverzuim, prestaties en afwezigheden, maar ook inzichten in loonkostenanalyse en forecast planning. Deze kunnen je helpen om als HR meer impact te maken.

Communicatie 

Als HR kom je met heel veel uiteenlopende partijen in contact. En laat dat nu net een troef zijn die je kan uitspelen. Weten ‘wat er leeft’ in een bedrijf, zorgt ervoor dat je proactief kan handelen. Hierdoor kan je ook een rol spelen als verbinder van mensen. Door in gesprek te gaan met team leaders en arbeiders kan je ervoor zorgen dat bepaalde issues die spelen niet gaan escaleren. Ook ben je als HR goed geplaatst om medewerkers mee te krijgen met belangrijke veranderingen in de strategie.

War for talent 

De War for talent is voor veel bedrijven een prioriteit. Het is een structureel probleem, aangezien meer mensen op pensioen gaan dan dat er toetreden tot de arbeidsmarkt. Hierdoor worden vacatures niet langer ingevuld.

Scholing en opleiding 

In productie- en logistiekbedrijven zien we dat er bij de aanwerving meer gefocust wordt op attitude en motivatie in plaats van behaalde diploma’s. Bedrijven gaan zelf investeren in de scholing van hun medewerkers om zo de juiste profielen in te zetten. 

Vanaf 2023 krijgt een werknemer individueel recht op opleiding. Minstens vier dagen in 2023 en vijf dagen vanaf 2024. Als HR mag je niet vergeten om dit goed op te volgen. Bv. in de voedingssector zijn er strenge eisen en veiligheidsvoorschriften. Tijdens een inspectie moet je dan ook de nodige certificaten kunnen voorleggen. 

Doorgroeien 

Om vacatures in te vullen zetten meer bedrijven in op het talent binnen hun organisatie. In een krappe en competitieve arbeidsmarkt zoals vandaag is het upgraden van medewerkers voor werkgevers een oplossing voor de immense uitdaging om moeilijk vindbare functies toch te kunnen invullen. 

Door je medewerkers voldoende kansen te geven om te groeien, vergroot je ook de kans om goede krachten te behouden. Bovendien is de aandacht voor het verbeteren van kennis en vaardigheden natuurlijk ook goed voor de kwaliteit van de dienstverlening. 

Eigen netwerk 

Je medewerkers hebben vaak een eigen netwerk met gelijkgestemden, mensen met gelijkaardige skills en interesses. Dit netwerk kan heel waardevol zijn bij de zoektocht naar nieuw talent.  Aarzel dus niet om je medewerkers te betrekken bij de zoektocht naar het invullen van vacatures. Een mooie beloning kan ingezet worden als extra motivatie om nieuwe talenten binnen te halen. 

Employer branding 

Door de grote vraag naar talent, hebben werkzoekenden vandaag een ruimere keuze aan bedrijven om te solliciteren. 

Daarom gaan bedrijven meer investeren in employer branding. Er ontstaat een betere samenwerking tussen HR en marketing. Anno 2023 moet je als bedrijf ook werken aan je DNA en presentatie naar de buitenwereld toe. Hoe is het om bij jou te werken? Waar maak jij het verschil? 

Duurzaamheid 

Bovendien is er meer aandacht voor duurzaamheid. Bedrijven leveren vandaag meer inspanningen om hun ecologische voetafdruk zo klein mogelijk te houden. Met een goed beleid kan je ervoor zorgen dat dit effectief leeft bij je medewerkers en deel uitmaakt van je bedrijfscultuur. En daar mag je dus gerust over communiceren. Vooral bij de jongere generatie is hier meer aandacht voor. 

Ziekteverzuim 

Als HR-professional wil je een goed inzicht hebben in het ziekteverzuim van jouw medewerkers. Hierbij is het belangrijk om een onderscheid te kunnen maken tussen zieken die hervallen en langdurige zieken. Het is vaak zo dat korte, frequente en ongeplande afwezigheden storender en financieel nadeliger zijn voor een bedrijf dan langere afwezigheden. De Bradford factor kan helpen om een beter inzicht te krijgen. 

Ook hier speelt communicatie een belangrijke rol. Door het gesprek aan te gaan met je medewerkers kan je achterhalen waarom iemand zich vaak ziek meldt. Is er een bepaalde reden, kan het bedrijf hierbij helpen? 

Zieken die vaak hervallen zorgen voor meer werkdruk bij collega’s. Hun afwezigheid kan niet voorspeld of ingepland worden. Om dit op te vangen kan je investeren in gelijke skills over meer werknemers heen. Zo is er meer ruimte om onverwachte uitval op te vangen.

Wil je als HR écht een verschil kunnen maken in jouw bedrijf?

Zorg er dan voor dat je niet belast wordt met alleen administratieve taken, maar dat je ook voldoende tijd kan maken voor je medewerkers en een optimaal beleidsplan. Maak analyses en verzamel nuttige informatie die je kan uitspelen tijdens meetings met het management.