Top 5 tijdregistratie uitdagingen en oplossingen voor payroll in de productie

1.   Verschillende afdelingen

Uitdaging: Je productiebedrijf groeit snel met nieuwe vestigingen en frequente overnames. Maar met die groei komt ook de uitdaging om het overzicht te bewaren. Hoe zorg je ervoor dat je tijdregistratiesysteem soepel blijft werken voor al die verschillende vestigingen en afdelingen?

Oplossing: Moderne tijdregistratiesystemen, zoals die van GPS, kunnen je helpen om de boel bij elkaar te houden. Denk aan een betrouwbaar tijdregistratiesysteem dat nauwkeurige gegevens levert die belangrijk zijn voor correcte loonberekeningen. Over verschillende afdelingen heen met verschillende CAO’s kan dit nogal een kluwen zijn, maar GPS houdt rekening hiermee.Je kunt internationaal gaan zonder enige beperking en je medewerkers koppel je moeiteloos aan de nieuwe structuur, zelfs als hun afdeling naar een andere locatie verhuist.

2.    Stress door het managen van complexe ploegenroosters

Uitdaging: Als je in een productiebedrijf werkt, weet je dat de machines nooit stil staan. Dat betekent roosters vol shifts, pauzes op verschillende tijden en constante beweging. Het bijhouden van al die complexe ploegenroosters kan een flinke uitdaging zijn.

Oplossing: Geavanceerde tijdregistratiesystemen helpen je om deze complexe ploegenroosters overzichtelijk te houden. Of je nu te maken hebt met vroege, late, nacht- of volcontinuroosters, je kunt ze eenvoudig samenstellen en aan de juiste werknemers koppelen.

Zelfs als binnen één afdeling de roosters verschillen, kan alles netjes worden afgestemd. Leidinggevenden kunnen per ploeg medewerkers oproepen. De ingebouwde rekenregels kennen de juiste toeslagen automatisch toe. Ook als je werknemers wisselen van rooster of op feestdagen werken. Zo blijft alles soepel draaien, zonder dat je de draad kwijtraakt.

3.    Complexiteit en veranderlijkheid van loonregels en belastingwetgeving

Uitdaging: De wetgeving en belastingregels veranderen voortdurend en het bijhouden hiervan kan een grote uitdaging zijn. Dit maakt het lastig om de loonregels nauwkeurig toe te passen en snel te schakelen bij veranderingen.

Oplossing: Bij vermindering van ploegentoeslagen, bijvoorbeeld als je met meerdere ploegen dezelfde taak uitvoert, kan GPS automatisch de looncode achter het dagrooster aanpassen, zodat je belastingvermindering krijgt. Indien er veranderingen zijn in arbeidsovereenkomsten binnen je sector, zorgt GPS ervoor dat de rekenregels historisch worden bijgewerkt, zodat de verwerking altijd correct is vanaf de wijziging. GPS onderscheidt zich door de automatische updates, wat ervoor zorgt dat je compliant blijft zonder handmatige aanpassingen door te voeren.

4.    Veel vragen van medewerkers

Uitdaging: Je kent het wel, die hectische maandafsluiting waarbij iedereen met vragen naar je toekomt. Als payroll-specialist in een productieomgeving krijg je te maken met een divers team, van jong tot oud en met allerlei achtergronden. Niet iedereen is meteen fan van een nieuwe tool, wat kan leiden tot vragen en zelfs wat weerstand.

Oplossing: Bij het invoeren van een nieuwe tool is het belangrijk om de voordelen voor de werknemers duidelijk naar voren te brengen. Op die manier zijn ze mee in het verhaal en begrijpen ze hoe de tool effectief bijdraagt. Met de introductie van de Emprova Self Service hebben werknemers inzicht in hun overuren, verlofsaldo’s, personeelsplanning en de real-time aanwezigheden van hun teamleden. Daarnaast krijgen ze meer autonomie doordat ze op elk gewenst moment zelf afwezigheidsaanvragen kunnen indienen. Bovendien biedt GPS duidelijke en gebruiksvriendelijke documentatie, afgestemd op de verschillende profielen binnen je team. Je kunt deze gidsen eenvoudig uitdelen bij de indiensttreding van nieuwe medewerkers. En voor wie liever kijkt dan leest, biedt GPS ook een praktische video, die stap voor stap uitlegt hoe de Emprova Self Service werkt. Zo stel je jouw medewerkers gerust.

5.   Moeilijkheden bij het gebruik van complexe software

Uitdaging: Complexe systemen kunnen de loonadministratie behoorlijk stressvol maken, vooral als het veel tijd kost om een taak te voltooien.

Oplossing: GPS biedt handige functies die logisch zijn opgebouwd en toegankelijk zijn voor zowel medewerkers als de HR-afdeling. Zo is GPS niet alleen in staat om de meest ingewikkelde prestatieberekingen moeiteloos te beheren, maar doet dit met een intuïtieve interface die minimale training vereist. Daarnaast is er een supportteam dat altijd tijdens kantooruren beschikbaar is volgens een afgesproken SLA. Op die manier is de hulp nooit ver weg. Jij geeft aan hoe dringend jouw vraag is en onze helpdesk neemt het op volgens jouw wensen. Bovendien blijft de kennisbank altijd up-to-date, zodat je nooit vastloopt in het tijdregistratiesysteem.

Conclusie

De productiesector staat voor unieke uitdagingen op het gebied van tijdregistratie, maar met de juiste tools kan je deze moeiteloos aanpakken. Het geavanceerd tijdregistratiesysteem van GPS maakt jouw job als payroll-specialist makkelijker. Wij zetten accuraatheid, flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid voorop zodat je er zeker van kunt zijn dat alles klopt.