Ziekteverzuim België: omgaan met absenteïsme als HR-manager

Wetgeving ziekte & arbeidsongeschiktheid gekoppeld aan tijdregistratie en payroll

Sinds 1 januari 2026 gelden nieuwe regels rond arbeidsongeschiktheid, terugkeer naar werk en re-integratie. De wet van 19 december 2025 en het koninklijk besluit van 17 december 2025 vormen samen een belangrijk onderdeel van het versterkte “terug-naar-werkbeleid” en het re-integratietraject 3.0. 

De exacte start- en einddata van afwezigheden zijn daarbij cruciaal. Ze bepalen onder andere: 

• wanneer gewaarborgd loon verschuldigd is, 

• of er sprake is van herval, 

• wanneer een re-integratietraject moet worden opgestart, 

• en welke gegevens naar payroll en sociaal secretariaat moeten doorstromen. 

Verzuimdata verschuiven zo van een rapportagelijn achteraf, naar een rekengrondslag vooraf: ze bepalen niet alleen wat je achteraf rapporteert, maar ook wat je moet betalen en wanneer je actie moet ondernemen. 

Wie dit in Excel of via losse afspraken bijhoudt, loopt het risico om fouten pas te ontdekken bij de loonverwerking, of wanneer een debetbericht van de RSZ volgt. Een geïntegreerde tijdregistratie maakt van afwezigheidsgegevens betrouwbare data voor HR en payroll.

Twee ziektedagen zonder medisch attest per kalenderjaar

Sinds dit jaar kan een werknemer nog twee keer per kalenderjaar afwezig zijn, zonder voor die eerste ziektedag een medisch attest te bezorgen. De vroegere vrijstelling van drie dagen werd dus teruggeschroefd naar twee dagen. 

Voor HR rijst meteen de vraag: wie houdt die twee dagen bij, en waar? 

Als een werknemer zich ‘s morgen ziekmeldt, wil je niet dat HR eerst verschillende mailboxen, spreadsheets of notities moet controleren. Idealiter meldt de werknemer de afwezigheid zelf digitaal, via de Emprova Self Service, waarna de informatie automatisch in het systeem terechtkomt, en de leidinggevende meteen zicht krijgt op het bezettingsprobleem. 

HR hoeft dus niet langer te dienen als tussenstation en de werknemer krijgt meer autonomie. Door dit soort HR-processen te automatiseren beperk je bovendien het risico op dubbele of foutieve registraties. 

Hervaltermijn gewaarborgd loon

Hervalt een werknemer binnen acht weken na een vorige arbeidsongeschiktheid? Dan is er in principe geen nieuwe periode van gewaarborgd loon verschuldigd, tenzij de nieuwe arbeidsongeschiktheid het gevolg is van een andere ziekte of een ander ongeval. 

Daarvoor heb je correcte begin- en einddata van elke ziekteperiode nodig. Hierop vertrouwen op Excel, is foutgevoelig. Een tijdregistratiesysteem geeft je correcte en betrouwbare data. 

Frequentie en duur van afwezigheden moeten bovendien afzonderlijk geregistreerd worden. Zij vormen de basis voor de hervaltermijn, maar ook voor andere wettelijke tellers.

De solidariteitsbijdrage van 30%

Voor werkgevers die onder de regeling vallen, is langdurig ziekteverzuim sinds dit jaar ook financieel belangrijker. De solidariteitsbijdrage bedraagt 30% van bepaalde primaire arbeidsongeschiktheidsuitkeringen en stimuleert werkgevers om sneller betrokken te zijn bij de terugkeer naar werk.

Een correcte registratie van zowel ziekte als werkhervatting is daarom essentieel.

Arbeidspotentieel na 8 weken en re-integratie binnen 6 maanden

Na 8 weken arbeidsongeschiktheid moet een inschatting van het arbeidspotentieel worden gevraagd. En binnen zes maanden moet een re-integratietraject worden opgestart. Deze termijnen zijn data die je lever automatisch laat opvolgen, in plaats van maandelijks manueel na te rekenen. Zeker bij meerdere afdelingen of vestigingen voorkomt automatische opvolging dat belangrijke deadlines uit beeld verdwijnen.

Contact met de werknemer tijdens ziekte

Verzuimdata zijn in de eerste plaats een aanleiding voor een gesprek, geen controlemiddel. Een opvallend verzuimpatroon kan bijvoorbeeld aanleiding zijn om werkdruk, planning of de mogelijkheden voor werkhervatting te bespreken.

De gevolgen van ziekteverzuim en absenteïsme in de productie- en voedingssector

Een ziektemelding is in een productie- of voedingsbedrijf geen gewoon administratief feit, maar een acuut probleem. De lijn moet blijven draaien, een collega moet doorschuiven en de planner moet snel een oplossing vinden. En die oplossing heeft gevolgen voor de loonverwerking. 

Met tijdregistratie voor de productie– en voedingsindustrie krijg je zicht op de gevolgen van afwezigheden voor bezetting, uren en planning.

Ploegen en seizoenspieken: de rekening van één vervanging

Wie de vroege ploeg aanvult met een collega uit de late ploeg, raakt meteen aan de minimale dagelijkse rust, de maximale arbeidsduur en het weekgemiddelde. Wie een zieke werknemer vervangt, kan dus te maken krijgen met overuren, nachtwerk, zondagwerk, toeslagen en rusttijden. In een driewekelijks ploegensysteem, bijvoorbeeld, kan één ziektemelding daardoor meerdere loon- en planningsscenario’s veroorzaken. 

Hoe langer je wacht met vervangen, hoe duurder de oplossing die overblijft. Realtime zicht op wie beschikbaar is, gepresteerde uren en wettelijke grenzen is daarom een vorm van kostenbeheersing. 

Tijdens seizoenspieken wordt dat nog belangrijker. Uitzendkrachten en seizoensarbeiders kunnen de bezetting opvangen, maar hebben andere afspraken en attesten.

Niet iedereen kan elke lijn overnemen: de juiste certificaten en toegang

Een beschikbare werknemer is niet automatisch geschikt om elke taak over te nemen. Soms kunnen opleidingen, bevoegdheden en attesten nodig zijn, bijvoorbeeld voor heftrucks, specifieke machines, veiligheidsinstructies of BA4/BA5. 

Via toegangscontrole kan je ervoor zorgen dat alleen bevoegde werknemers toegang krijgen. Een aflopend certificaat geeft bovendien tijdig een signaal, nog voor het een probleem wordt bij een onverwachte vervanging. 

Wat verzuim met je loonberekening doet

Ziekte heeft uiteraard ook gevolgen voor payroll. Welke ploegen- of onregelmatigheidstoeslag valt weg? Wat gebeurt er met een feestdag tijdens een ziekteperiode? En hoe bereken je het gewaarborgd loon bij een variabel uurrooster? 

Dat zijn uitzonderingen waarbij het afhangt van de concrete situatie, het uurrooster en de toepasselijke sectorale en bedrijfsafspraken. Net daarom maakt een systeem dat planning, tijdregistratie en loonregels met elkaar verbindt het verschil met handmatige correcties achteraf.

Ziekteverzuim opvolgen met personeelsanalyse

Je kan absenteïsme pas gericht aanpakken als je weet wat er gebeurt. Hoe vaak vallen werknemers uit? Hoe lang? In welke afdeling of ploeg? En wat gebeurt er met de werkdruk wanneer iemand afwezig is? Met HR-rapportage en personeelsanalyse maak je zulke patronen zichtbaar.

Verzuimpercentage en Bradford-factor berekenen

Twee bekende indicatoren zijn het verzuimpercentage en de Bradford-factor. Het verzuimpercentage toont de omvang van het verzuim, of met andere woorden hoeveel gepland werktijd verloren gaat door ziekte. De Bradford-factor toont vooral hoe verstorend frequent verzuim kan zijn. 

Verzuimpercentage = (verzuimdagen / gepland werkdagen) x 100 

Bradford-factor = S² x D, waarbij S het aantal afzonderlijke ziekteperiodes is, en D het totale aantal ziektedagen over 12 maanden. 

Voorbeeld: iemand die één keer 20 dagen afwezig is en iemand die 10 keer 2 dagen afwezig is, hebben evenveel ziektedagen, maar veroorzaken een heel ander patroon. 

We raden aan om deze cijfers vooral als aanleiding voor een gesprek te gebruiken, niet als automatisch beoordelingsinstrument. 

Welke signalen in je planning- en tijdregistratie langdurig ziekteverzuim voorspellen

Ook vóór langdurig verzuim kunnen signalen zichtbaar worden in je data. Denk aan: 

• een stijgende hoeveelheid meldingen, 

• structurele overuren in één afdeling, 

• meer laattijdige verlofaanvragen, 

• toenemende shiftruilingen, 

• te weinig rust tussen piekperiodes, 

• afwijkingen tussen geplande en gepresteerde uren. 

Vooral de combinatie is interessant. Structurele overuren in een afdeling, gevolgd door meer ziektemeldingen in dezelfde ploeg, kan bijvoorbeeld aanleiding zijn om de werkdruk en planning te bekijken.

Absenteïsme tegengaan met een draagbare personeelsplanning

Een goede planning moet kunnen omgaan met onverwachte afwezigheden. Met een personeelsplanning die gekoppeld is aan tijdregistratie en afwezigheden, kan je sneller zien welke werknemers beschikbaar zijn en welke grenzen al bereikt zijn.

De vicieuze cirkel: verzuim –> overuren –> nieuw verzuim

Een werknemer valt uit. Collega’s nemen de uren over. De productie blijft draaien. Maar: als dit patroon blijft duren, stijgt de werkdruk bij de werknemers die de afwezigheid opvangen. Structurele overuren en minder rust kunnen vervolgens opnieuw leiden tot uitval. 

Zo ontstaat een vicieuze cirkel: verzuim –> overuren –> hogere werkdruk –> nieuw verzuim. 

In je personeelsdata kan die cirkel zichtbaar worden.

Het risico van ziek doorwerken: presenteïsme

Niet iedereen die ziek is, meldt zich ziek. Zeker wanneer een team onderbezet is, kan de drempel om afwezigheid te melden hoog zijn. 

Een eenvoudig meldkanaal in de app of self service, een duidelijke procedure en een cultuur waarin ziek melden niet wordt bestraft, helpen om presenteïsme te voorkomen.

Een actief afwezigheidsbeleid onderbouwen met data

Een goed absenteïsmebeleid begint bij correcte cijfers. Gebruik die cijfers om gesprekken te voeren over werkdruk, planning, rusttijd en werkorganisatie, niet om werknemers te controleren. 

Dat betekent ook dat medische gegevens niet bij de werkgever horen. Registreer de afwezigheid en de noodzakelijke administratieve informatie, maar niet de diagnose. 

Voor productie- en voedingsbedrijven is een geïntegreerde aanpak extra belangrijk. Eén ziektemelding kan namelijk gevolgen hebben voor de bezetting, ploegen, toeslagen, bevoegdheden en loonverwerking. 

Met betrouwbare tijdregistratie en personeelsplanning kan je sneller reageren, fouten beperken en vooral betere HR-beslissingen nemen.

Benieuwd hoe GPS jouw bedrijf kan helpen om ziekteverzuim, planning en tijdregistratie beter op elkaar af te stemmen? Bekijk onze oplossingen voor de productie– en voedingssector.