Zo helpt GPS jou met het Federal Learning Account

Wat is het Federal Learning Account?

Het Federal Learning Account (FLA) is een digitale tool ontwikkeld door de FOD WASO, de RSZ en Sigedis. Deze tool is ontworpen om het individuele opleidingsrecht van medewerkers te beheren en bij te houden. Bedrijven met 20 of meer werknemers zijn verplicht een opleidingsplan op te stellen, wat vastgelegd wordt in een sectorale CAO of een individuele opleidingsrekening. Het FLA centraliseert deze gegevens, zodat zowel formele als informele opleidingen worden geregistreerd en gevolgd. Hierdoor wordt het eenvoudiger om de opleidingsrechten van je medewerkers bij te houden en te beheren. Het toepassingsgebied is breed en geldt ook voor werkgevers zonder individueel of sectoraal opleidingsrecht.

Wat moet je registreren in het Federal Learning Account?

Vanaf 1 april 2024 zijn werkgevers verplicht diverse gegevens over hun medewerkers en hun gevolgde opleidingen te registreren. Dit omvat persoonlijke informatie zoals naam, geboortedatum, adres en rijksregisternummer, alsook details over het arbeidsregime en het aantal opleidingsdagen waarop de medewerker recht heeft. Daarnaast moeten ook het registratienummer van het toepasselijke arbeidsreglement of CAO en de gevolgde opleidingen worden vastgelegd.

Deze informatie moet elk kalenderkwartaal worden bijgewerkt, uiterlijk binnen een maand na afloop van het kwartaal.

Hoewel de definitieve versie van het Federal Learning Account pas in juni 2024 wordt verwacht, kan je nu al opleidingen invoeren in de huidige bètaversie. Wanneer de definitieve versie op 1 juni wordt gelanceerd, heb je tot 30 november om alle opleidingsgegevens volledig te verwerken. Op 23 oktober 2024 besliste de Kamer van Volksvertegenwoordigers om de FLA-verplichting voor werkgevers uit te stellen tot eind april 2025. De deadline lijkt misschien nog ver weg, maar het is belangrijk om op voorhand al bij te houden hoeveel uren en dagen opleiding elke werknemer heeft gevolgd. Vermijd een hoge werkdruk en begin tijdig met het registreren van opleidingen.

Hoe ondersteunt GPS jou hiermee?

Bij GPS zijn we volop aan het ontwikkelen om bedrijven zoveel mogelijk te ondersteunen met de registratie in het Federal Learning Account. Iedere vier weken plannen we nieuwe functionaliteiten die betrekking hebben tot het FLA. Denk hierbij aan het registreren van opleidingen, het raadplegen van beschikbare saldi, het verkrijgen van certificaten enzovoort. In de Emprova User Group bespreken onze ontwikkelaars samen met onze klanten het design en de functionaliteiten die we zullen bouwen. Verder houden we iedereen up-to-date met de verdere uitrol van onze opleidingsmodule. Wat kan je alvast verwachten van de GPS-opleidingsmodule? Deze functionaliteiten zitten er zeker in:

• Integratie met het Federal Learning Account om het saldo van de opleidingsrechten en opleidingsgegevens te synchroniseren.
• Toevoegen van opleidingen, beheer en controle van opleidingskredieten.
• Het invoeren en beheren van certificaten, bijvoorbeeld na een heftruckopleiding.
• Gebruiksvriendelijke interfaces en regelmatige updates gebaseerd op klantfeedback.

Is er controle op het FLA?

Zowel werknemers als werkgevers, maar ook diverse instellingen zoals VDAB, Forem, ACTIRIS, sectorale opleidingsfondsen, en fondsen voor bestaanszekerheid, hebben toegang tot de gegevens in het FLA. Deze gegevens worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek, statistische analyses en om de dienstverlening van deze instellingen te verbeteren. De overheid controleert of werkgevers hun registratieverplichtingen nakomen via het FLA. Werkgevers die hier niet aan voldoen, kunnen op een lijst worden geplaatst. Deze lijst wordt gepubliceerd op de website van de FOD WASO en elk kwartaal doorgestuurd naar de NAR en de paritaire (sub)comités. Werkgevers krijgen 30 dagen de tijd om hun administratie op orde te brengen. Daarnaast houden sociaal inspecteurs toezicht op de naleving van de regels en hebben zij de bevoegdheden om controles uit te voeren zoals vastgelegd in het Sociaal Strafwetboek.