MCC Verstraete
Uitdagingen tijdregistratie, personeelsplanning en toegangscontrole
Voor een bedrijf dat actief is in de voedselindustrie is het van cruciaal belang dat de deuren gesloten blijven om de voedselveiligheid te waarborgen en om ongewenste bezoekers te voorkomen. De omvang van het bedrijf en de diverse productieafdelingen maakten de personeelsplanning uitdagend. Daarnaast was er een dringende behoefte aan een systeem ter ondersteuning van het payroll-team, aangezien papieren verlofaanvragen en overurenbriefjes leidden tot een inefficiënte loonadministratie. Op vlak van facilitymanagement had MCC Verstraete nood aan een beveiligd toegangscontrolesysteem om verloren sleutels te voorkomen en om inzicht te krijgen in de locatie van bezoekers en werknemers.
Dankzij de toewijding van haar medewerkers en jarenlange ervaring, is MCC Verstraete uitgegroeid tot wereldmarktleider in de productie van in mold labels. Dagelijks drukken zij maar liefst 60 miljoen in mold labels voor diverse sectoren, waaronder de voedingsindustrie.
MCC Verstraete onderscheidt zich door voortdurend te investeren in ontwikkeling, duurzaamheid en een aangename werkomgeving.
Op maat ingerichte tijdregistratie
Zowel de 550 vaste werknemers als tientallen uitzendkrachten kunnen verlofaanvragen indienen en overuren registreren via de browser of Emprova app. Vervolgens beoordelen de leidinggevenden deze aanvragen, waarna de HR-afdeling ze verwerkt.
Op vraag van MCC Verstraete is de tijdregistratie op drie verschillende manieren ingericht. Zo tikken de arbeiders bij aanvang en einde van hun shift aan een fysieke prikklok, terwijl de verantwoordelijken niet hoeven te tikken. Daarnaast kunnen thuiswerkers registreren via een virtuele tikklok. Niet alleen kunnen werknemers hun fietsvergoeding met één klik op de fysieke of virtuele tikklok registreren maar kunnen ze ook hun verlofsaldo en planning raadplegen via de computer of smartphone.
Vereenvoudiging voor de HR-afdeling
Aangezien werknemers bij MCC Verstraete het tijdregistratiesysteem zo uitgebreid benutten, plukt het HR-team daar de vruchten van. Danytia Reybrouck, HR Payroll & Legal advisor, voegt hieraan toe: “We werken vanuit HR veel efficiënter dankzij GPS en onze collega’s, want het vereist natuurlijk hun medewerking.”
Waar ze vroeger lijsten afdrukten om te controleren wie te weinig heeft getikt of wie overuren heeft gemaakt, kunnen ze nu in één oogopslag dezelfde informatie zien in GPS Emprova. Danytia Reybrouck vertelt: “In GPS zie ik zeer eenvoudig wie te lang pauze heeft genomen of wie overuren heeft gedaan. Op die manier beperken wij de foutenmarge en besparen wij aanzienlijk veel tijd, omdat we niet dagelijks 500 werknemers moeten controleren, maar alleen de afwijkingen moeten corrigeren.” Het HR-team verwerkt ziektemeldingen en controleert dagelijks de tikkingen in Emprova, zodat de planners de juiste werknemers kunnen inroosteren. Aan het einde van de maand voert het payroll-team een controle uit op de prestaties voordat ze die doorgeeft aan SD Worx. Danytia Reybrouck legt uit: “Dankzij de integratie met SD Worx verloopt de loonadministratie vlot. We beginnen op de eerste dag van de maand om half 8 ’s morgens en streven we ernaar om alles voor 11 uur door te sturen naar SD Worx.”
Personeelsplanning voor alle sites
Bij MCC Verstraete maken alle afdelingen gebruik van de planningsmodule van GPS. De drie grootste productiesites, met in totaal 300 medewerkers, vertrouwen volledig op deze personeelsplanning. Het HR-team fungeert als de drijvende kracht hierachter, omdat zij dagelijks aangeven welke personeelsleden ingeroosterd kunnen worden. De planningsmodule van GPS houdt rekening met de competenties van elk personeelslid, waardoor de planners eenvoudig kunnen zien welke medewerkers de machines bedienen.
Veilige werkomgeving en verbeterd overzicht met toegangscontrole
Alle 550 medewerkers en uitzendkrachten gebruiken één badge voor zowel tijdregistratie als toegang tot de sites en externe magazijnen. Op verschillende sites staan meerdere code klavieren voor de toegangscontrole om ongewenste bezoekers te vermijden. Behalve voor de nooduitgangen, vertrouwt MCC Verstraete op elektronische deuren om gesloten te blijven, waardoor ze de voedselveiligheid kunnen waarborgen. David Bert, Facility manager, vertelt: “We kunnen zones definiëren waarbij we specifieke werknemers toegang geven tijdens bepaalde uren, zoals onze serverlokalen.”
Efficiënte bezoekersregistratie zonder receptioniste
Voor het registreren van bezoekers en externen gebruikt MCC Verstraete de bezoekersregistratie van GPS. Bezoekers kunnen zichzelf registreren, ontvangen een pincode voor toegang en komen automatisch terecht op de evacuatielijst. David Bert vertelt: “De bezoekersregistratie van GPS stelt ons in staat om geen badges meer te hoeven uitdelen aan bezoekers, terwijl we tegelijkertijd meer inzicht hebben in hun locatie en aanwezigheidsduur. Dit is een zeer groot voordeel op vlak van veiligheid, maar ook wanneer we hun uren moeten aanrekenen.”
Camerabewaking op alle terreinen
Naast de toegangscontrole heeft MCC Verstraete ook verschillende camera’s van GPS geïnstalleerd. Deze camera’s bieden een breed zicht op buitenkant van de gebouwen, de parkeerplaatsen en enkele ruimten binnen het bedrijf. David Bert vertelt: “De camera’s bieden meer duidelijkheid. Bij incidenten hebben wij altijd bewijsmateriaal en kunnen we precies de oorzaak achterhalen. Zo kunnen wij ook veel problemen in de toekomst voorkomen.”
Goede samenwerking vanaf het begin
Het team van MCC Verstraete kan vanaf het begin rekenen op een vaste contactpersoon voor vragen en uitbreidingsmogelijkheden. Danytia Reybrouck verduidelijkt: “Onze contactpersoon komt jaarlijks bij ons langs om te bespreken welke processen wij verder kunnen vereenvoudigen en om ons de nieuwe updates uit te leggen. De samenwerking met GPS verloopt zeer goed.” David Bert voegt eraan toe: “De communicatie met onze contactpersoon is zeer positief. Hij volgt zijn zaken heel goed op. Als ik een offerte vraag, dan ontvang ik binnen 1-2 dagen een uitgebreide offerte.” Bij technische vragen kan MCC Verstraete ook vertrouwen op de helpdesk. “Ik krijg altijd snel een antwoord van de helpdesk als ik een ticket indien. We kunnen steeds op hen rekenen.”
Ook aanzienlijk tijd besparen zoals MCC Verstraete?
Krijg een gratis demo