Alle klantcases

Shelf Service

De uitdaging van Shelf Service

Voor het HR-team (bestaande uit 2 HR-officers) is het noodzakelijk om te beschikken over een efficiënte tijdregistratie- en toegangscontrolesysteem voor de loonadministratie en toegang van 120 werknemers.  In 2020, tijdens de renovatie van hun kantoorgebouw in Zellik, schakelde Shelf Service over van een ontoereikende HR-software naar de uitgebreide software van GPS. Het verlofbeheer was tijdrovend en er was een gebrek aan een gekoppeld toegangscontrolesysteem. Julie, HR-officer, vertelt: “We hebben destijds grondig onderzoek gevoerd naar de opties op de markt. We hebben snel voor GPS gekozen, vanwege het complete pakket dat ze bieden inclusief toegangscontrole, camerabeheer en tijdregistratie. Het was precies wat we zochten met een gebruiksvriendelijke interface en een aantrekkelijke software lay-out.”

Medewerkers: 120
Sector: Productie
Klant sinds: 2020
Locatie: Zellik

Al 25 jaar lang levert Shelf Service innovatieve marketingoplossingen aan retailers die consumenten in de winkel willen bereiken. Als specialist op het gebied van in-store communicatie zijn zij verantwoordelijk voor het promotiemateriaal in diverse supermarkten, waardoor Shelf Service dagelijks producten in de kijker zet.

Een volledige digitale loonadministratie

De werknemers van Shelf Service kunnen nu niet alleen via een tikklok in- en uitklokken, maar ook via de laptop en met de Self Service-app. Dit maakt het mogelijk voor werknemers die vaak op de baan zijn om ook nauwkeurig hun werktijd bij te houden. Dankzij GPS kan Shelf Service goed opvolgen wie minder of meer uren presteert. De verwerking van verlofaanvragen en ziektebriefjes is volledig gedigitaliseerd, waardoor Shelf Service heel eenvoudig rapporten kan genereren. “Dankzij de rapportagetool kunnen we bijvoorbeeld onmiddellijk zien wie een ziektebriefje moet indienen”, zegt Julie.

Daarnaast kan de HR van Shelf Service nauwkeurige prestaties van hun werknemers eenvoudig doorgeven aan SD Worx. Julie legt uit: “De koppeling met SD Worx draait iedere maand. Het exporteren uit GPS en importeren in de loonmotor duurt maximaal 5 minuten.” Dankzij GPS Emprova bespaart de HR van Shelf Service waardevolle tijd, waardoor ze nu 10 uur per maand investeren in wat echt belangrijk is, er zijn voor de werknemers.

Integratie met toegangscontrole

Naast tijdregistratie maakt Shelf Service ook gebruik van het toegangscontrolesysteem van GPS. De integratie van onze toegangscontrole met tijdregistratie vereenvoudigt de taken van HR nog meer. Shelf Service kan in enkele klikken een nieuwe werknemer toevoegen in Emprova, waardoor die werknemer automatisch kan in- en uitklokken en toegang krijgt tot het bedrijf. Julie vertelt: “Bij onze vorige leverancier moesten wij intikken via een vingerscan en hadden we ook nog een badge nodig om alle deuren te openen. Met GPS is dit proces veel gestroomlijnder. We gebruiken nu één badge voor tijdregistratie en toegang.” De badges van GPS zijn niet alleen gebruiksvriendelijk, maar voldoen ook aan de GDPR-wetgeving.

Het beheer van verlofaanvragen en ziektemeldingen voor meer dan 100 medewerkers vormde een aanzienlijke uitdaging. Dankzij GPS heeft Shelf Service nu een overzicht, waardoor ze maandelijks nauwkeurige loonberekeningen kunnen uitsturen en meer tijd hebben voor hun werknemers.

Ook aanzienlijk tijd besparen zoals Shelf Service?

Demo aanvragen