Uitdagingen tijdregistratie en personeelsplanning
Voor de implementatie van GPS Emprova gebruikte Soubry een ander tijdregistratiesysteem dat enkel tikkingen registreerde, zonder integratie met het sociaal secretariaat. Dit resulteerde in zeer veel manueel en dubbel werk. Bovendien bood de tijdregistratie leverancier geen oplossing voor de planning van de 600 werknemers. Soubry zocht naar een uitgebreide oplossing voor meer tijdbesparing en efficiëntie.
Sinds de oprichting in 1921 is Soubry gegroeid tot het meest bekende pastamerk in België. Het familiebedrijf staat al meer dan 100 jaar lang voor kwaliteit, zekerheid, sympathie en vertrouwen. Met de overname van het merk Anco, bieden ze nu een assortiment van meer dan 250 artikels gaande van bloem tot deegwaren en Chinese noedels.
Vereenvoudiging van de loonadministratie
De oplossing van GPS biedt Soubry tijdregistratie voor 600 vaste werknemers en uitzendkrachten. Met behulp van een badge kunnen werknemers eenvoudig in- en uitklokken aan het begin en einde van hun werkdag. Hierdoor kan Soubry de correcte prestaties raadplegen en doorsturen naar Liantis voor de loonverwerking. In het geval van overuren worden deze automatisch doorgestuurd naar de software van Liantis, wat aanzienlijk veel tijd bespaart. Alle werknemers hebben toegang tot Emprova Self Service via een persoonlijke gebruikersnaam en paswoord, waardoor ze verlofaanvragen kunnen indienen. Sabine Declercq, HR-director, vertelt: “Directe chefs keuren de verlofaanvragen goed, waarna ze direct in GPS worden verwerkt. Ons HR-team moet daar nu niet meer tussenkomen.” De overstap naar GPS ervaart Soubry als een grote vooruitgang. Er zijn geen misverstanden meer over de overuren en verlofaanvragen. “Vroeger duurde de loonadministratie zeer lang. Nu kan ons payroll-officer de loonverwerking van de arbeiders in één dag afronden. Vroeger nam dat meerdere dagen in beslag,” voegt Sabine Declercq toe.
Uitgebreide rapportering
Met het tijdregistratiesysteem kan Soubry moeiteloos gedetailleerde analyses exporteren, waaronder alle tikkingen. Sabine Declercq legt uit: “Ons HR-team exporteert maandelijks uitgebreide rapporten via de software van GPS, waaronder voor de voorschotten, rapporten per machine en per afdeling en meer.”
Geïntegreerde planning op basis van vraag en voorraad
Naast tijdregistratie gebruikt Soubry ook de planningsmodule van GPS voor de 4 vestigingen in Roeselare. Bij Soubry wordt er 24 uur per dag en 7 dagen in de week pasta geproduceerd, waardoor een nauwkeurige planning noodzakelijk is om de productie in de goede banen te leiden. In de diverse productieafdelingen zijn er verschillende machines, waarbij niet elke machine wekelijks draait. Sabine Declercq legt uit: “We stellen wekelijks een geïntegreerde planning op, waarbij de machinebezetting afhankelijk is van de vraag en de voorraad. Ons HR-team zorgt ervoor dat er uitzendkrachten worden ingepland op basis van de benodigde capaciteiten zodat de machines operationeel blijven.” Op deze manier speelt GPS een cruciale rol in het productieproces van Soubry.
Deskundige ondersteuning en advies
Sinds het begin van de samenwerking met GPS kan Soubry rekenen op een toegewijde contactpersoon voor vragen en begeleiding. Sabine Declercq deelt: “Onze contactpersoon heeft uitgebreide kennis van de software en heeft al jaren ervaring bij GPS. Hij is bijzonder behulpzaam en denkt altijd met ons mee. Hij is altijd bereid om oplossingen voor te stellen en om processen te vereenvoudigen.” Daarnaast volgde het HR-team een opleiding van de tijdregistratie software. Sabine Declercq vertelt: ”De opleidingen waren heel duidelijk. De software is zeer gebruiksvriendelijk, waardoor iedereen er snel mee weg was. Ook werknemers die niet computervaardig zijn, kunnen verlofaanvragen indienen.” Na de implementatie kan Soubry terecht bij de helpdesk van GPS. Sabine Declercq voegt toe: “Wanneer we contact opnemen met de helpdesk, dan ontvangen we altijd snel een reactie.”