3 tips om je HR-data te beschermen via slimme tijdregistratie
Tijdregistratie speelt een sleutelrol in de bescherming van gevoelige HR-data. Op 28 januari – Data Protection Day – staan we stil bij het belang van betrouwbare en veilige gegevensverwerking binnen organisaties. Voor HR-teams en payrollverantwoordelijken begint dat bij één kernproces: tijdregistratie.
Bij GPS helpen we organisaties om hun personeelsdata niet alleen efficiënter, maar ook veiliger te beheren. Onze software Emprova voldoet aan de strengste veiligheidsnormen (ISO27001) en ook intern investeren we voortdurend in cybersecurity voor onze medewerkers en systemen.
Met Emprova digitaliseer je tijdregistratie van A tot Z. Deze drie tips helpen je alvast op weg.
1. Vermijd manuele invoer en werk met één centrale oplossing
Heel wat bedrijven combineren nog een prikklok, Excelbestanden en aparte e-mails om werkuren en afwezigheden bij te houden. Maar al die versnippering verhoogt het risico op fouten, dubbel werk en dataverlies.
Met Emprova registreer je kloktijden, afwezigheden en roosters automatisch in één systeem. Gegevens worden gevalideerd en klaargezet voor veilige export naar je sociaal secretariaat of payrollsoftware. Zo voorkom je manuele fouten en zorg je ervoor dat loongevoelige informatie niet via onveilige kanalen circuleert.
2. Geef alleen toegang tot wat iemand echt nodig heeft
Tijdsregistratie bevat meer dan alleen uren. Je beheert er ook verlofrechten, toeslagen en correcties mee. Daarom is het belangrijk dat alleen de juiste mensen toegang krijgen tot die data.
Met Emprova ken je eenvoudig rollen en rechten toe. Een HR-manager ziet alles, een teamleader alleen zijn ploeg en een medewerker enkel zijn eigen uren. Zo blijft informatie transparant waar het moet en beschermd waar het nodig is.
3. Werk met realtime en betrouwbare gegevens
Niets vervelender dan uren die niet kloppen, medewerkers die onverwacht niet ingepland zijn of overuren die pas weken later boven water komen. Als je werkt met achterhaalde of foutieve data, verlies je het vertrouwen van je medewerkers en dat weegt zwaarder dan je denkt.
Door te werken met realtime gegevens in Emprova, weet je altijd waar je staat. Afwijkingen worden automatisch gemeld, roosters kunnen aangepast worden zonder chaos en iedereen kijkt naar dezelfde data. Dat is niet alleen handig, maar ook essentieel voor een veilige, consistente administratie.
Meer dan software: ook ISO-gecertificeerde beveiliging
Bij GPS stopt dataveiligheid niet bij de software. Afgelopen jaar behaalden we met trots het ISO27001-certificaat, de internationaal erkende standaard voor informatiebeveiliging. Dat betekent dat jouw HR-data bewaard wordt volgens de strengste veiligheidsstandaarden.
Ook intern nemen we veiligheid ernstig. We investeren continu in cybersecurity voor onze eigen medewerkers en systemen.
Tijdregistratie = dataveiligheid
Data Protection Day gaat over bewust omgaan met informatie. Voor HR- en payrollteams betekent dat: correcte uren, veilige processen en een systeem waarop je kunt vertrouwen.
Met Emprova combineer je gebruiksgemak, transparantie en veiligheid in één oplossing. We helpen organisaties in productie, logistiek, voeding en de non-profitsector om hun tijdsregistratie te versterken en zo ook hun data.
Wil je weten hoe Emprova jouw organisatie kan helpen om die veiligheid en efficiëntie te combineren? Neem contact op voor een vrijblijvende demo of adviesgesprek. We laten je graag zien hoe onze oplossing werkt voor bedrijven zoals het jouwe.