Bauwens
Uitdagingen tijdregistratie
Voordat Bauwens besliste om samen te werken met GPS, maakten zij al 15 jaar gebruik van een on-premise tijdregistratiesysteem van een andere leverancier. Dit systeem stond hen toe om werknemers aan te maken, verlofaanvragen te verwerken en tijdregistratie te beheren. Echter, de uitdaging ontstond doordat de software geen recente updates meer ontving, wat resulteerde in tijdrovende en inefficiënte loonadministratie.Daarbij was het op vlak van netwerkbeveiliging en IT-security niet meer haalbaar om verder te werken met de oude software. Het oud systeem groeide niet samen met Bauwens, dus besloten ze om een betrouwbare partner met geavanceerde oplossingen te zoeken.
Sinds 1936 heeft Bauwens zich toegewijd aan de productie en levering van meubels aan B2B-klanten, zowel nationaal als internationaal. Met een team van 125 deskundige medewerkers behoort het bedrijf tot de top 3 meubelfabrikanten in België. Bauwens staat bekend om het leveren van hoogwaardige Belgische meubels en blijft voortdurend investeren in de ontwikkeling van nieuwe producten, creativiteit, veiligheid en de integratie van innovatieve technologieën.
Tijdregistratie op maat van Bauwens
Het HR-team, bestaande uit twee personen, maakt dagelijks gebruik van de tijdregistratie software van GPS om tikkingen, afwezigheden en overuren te controleren of aan te passen. In de fabriek kunnen de arbeiders van Bauwens bij zowel het begin als het einde van hun werktijd badgen op één van de drie tikklokken. Als ze een afwezigheidsaanvraag willen indienen, kunnen ze dit doen bij hun directe teamleider, die rekening houdt met de personeelsplanning. Voor de administratief bedienden heeft Bauwens een andere werkwijze geïmplementeerd. Zij hoeven niet te badgen, aangezien ze automatisch als aanwezig worden ingesteld in de tijdregistratiesoftware. Mocht er echter een uitzondering zijn, dan kan de HR-dienst de afwezigheidsaanvragen real-time registreren.
Dagelijkse verwerking: van 1 uur naar 15 min
Vroeger moest Bauwens alle taken voor de loonadministratie dubbel uitvoeren. Ze dienden de verlofdagen zowel in het prikkloksysteem in als in de software van het sociaal secretariaat. Benito Tallieu, IT-verantwoordelijke, benadrukt: “Elke ochtend werd hier een uur aan besteed.” Sylvie Vanneste, externe HR-consultant, voegt toe: “Nu verwerken wij dagelijks de ziektebriefjes en afwezigheden slechts één keer. Daarbij biedt GPS een efficiënte manier om zowel lange als korte afwezigheden snel toe te voegen. Dit bevordert de snelheid van onze werkzaamheden.” Sylvie vervolgt: “Hierdoor kost het ons dagelijks nog maar een kwartiertje om de tijdregistratie te verwerken.
Vertrouwen op een foutloze payroll
Sylvie Vanneste vertelt: “Het is uiterst handig voor ons om alle afwezigheden en prestaties rechtstreeks naar de loonmotor van Besox te sturen. Door de naadloze integratie belanden deze gegevens automatisch in de kalenders en dit gebeurt volledig digitaal zonder enige handmatige invoer.” Voor Bauwens betekent dit een aanzienlijke vooruitgang op vlak van efficiëntie en tijdsbesparing. Voor de HR-dienst van Bauwens is het van essentieel belang dat de payroll elke maand foutloos verloopt, en op dat vlak speelt GPS een aanzienlijke ondersteunende rol. Sylvie bevestigt: “Dankzij de nauwkeurige programmering en correcte koppelingen binnen GPS wordt het werk van onze HR-dienst aanzienlijk vereenvoudigd. Een vlotte en correcte payroll is een van de kernaspecten voor onze HR-dienst.”
Up-to-date met de nieuwste technologische standaarden
GPS biedt een Cloud-omgeving waardoor Bauwens kan vertrouwen op regelmatige updates, een veilige netwerk en IT-beveiliging. Voor de IT-dienst van Bauwens is het essentieel dat de tijdregistratieleverancier opereert in een veilige omgeving. Benito Taillieu legt uit: “GPS bevindt zich in een Cloud-omgeving, dus we hoeven geen onderhoud uit te voeren. Hoewel een Cloud-omgeving doorgaans duurder is dan on-premise, verandert de wetgeving regelmatig en evolueert de IT-sector snel. We willen geen risico lopen door constant bezig te moeten zijn met updates en ervoor te zorgen dat alles voldoet aan de wetgeving.”
De service van GPS maakt het verschil
“De bekendste tijdregistratiesystemen bieden over het algemeen vergelijkbare functies. Uiteindelijk draait het om de prijs en de connectie met de mensen waarmee je samenwerkt. Daarom hebben we voor GPS gekozen.”, deelt Benito Taillieu. “De implementatie verliep zeer vlot. De consultant heeft ons uitstekend bijgestaan en de opleiding was zeer helder en duidelijk. Ik ben erg tevreden, omdat we haar alles konden vragen, ongeacht hoe klein het probleem of de vraag was. We konden haar altijd direct bereiken.”
Ook aanzienlijk tijd besparen zoals Bauwens?
Ik wil een gratis demo