Uitdagingen Carglass
De uitdagingen voor Carglass waren duidelijk. De papieren afwezigheidsaanvragen en handmatige planningen maakten zowel de loonadministratie als de personeelsplanning tijdrovend en inefficiënt. Daarnaast verliep de toegangscontrole met verouderde sleutels en een handmatig geregeld alarmsysteem.
Carglass, de specialist in het vervangen en herstellen van autoruiten, staat jaarlijks paraat voor 250.000 klanten. Met bijna drie decennia aan ervaring bedienen ze hun klanten vanuit 47 service centers verspreid over heel België en Luxemburg. Het succes van Carglass rust niet alleen op hun vakmanschap, maar ook op de toewijding van hun 850 gepassioneerde medewerkers.
De loonadministratie: volledig digitaal
De werknemers kunnen in het hoofdkantoor en het Europese distributiecentrum registreren met een druppel aan een tikklok of via de Self Service. Bovendien biedt deze Self Service de mogelijkheid voor werknemers om eenvoudige hun verlofsaldi te consulteren, afwezigheidsaanvragen in te dienen en hun prestaties te raadplegen. Werknemers kunnen op elk moment, waar ze zich ook bevinden, registratieverzoeken voor thuiswerk of verlof indienen via de Self Service, zowel via een webbrowser als de Emprova app. Sabrina Picardo, People Services Lead, vertelt: “Ons HR-team is enthousiast over het GPS-pakket en de app is enorm populair bij onze medewerkers. De software is zo intuïtief dat we weinig uitleg hoefden te geven want ze vonden direct hun weg.” De verwerking van afwezigheidsaanvragen ligt in handen van de leidinggevenden en de planners. Op het einde voert de HR-afdeling een controle uit op de tijdregistratie voor een nauwkeurige loonadministratie. Om deze processen te stroomlijnen, is er een koppeling met twee sociale secretariaten, namelijk Acerta en Securex, wat zorgt voor een efficiënte loonadministratie.
Geïntegreerde resourceplanning voor optimale efficiëntie
GPS faciliteert verbindingen tussen de resourceplanning en de jobplanning, waardoor de planners van Carglass moeiteloos personeel van alle service centers kunnen inplannen. De personeelsplanning van GPS stelt Carglass in staat aanzienlijk tijd te besparen en kosteneffectief te plannen. Sabrina benadrukt het belang van GPS voor het operationele succes: “Zonder GPS zou ons operationele team vastlopen; er zouden geen jobs ingepland kunnen worden. GPS is niet alleen van essentieel belang voor de loonverwerking, maar ook voor het operationele aspect van onze organisatie. Zonder GPS zouden we gedwongen zijn planningen te maken via Excel voor onze 47 filialen.” De complexe planningsregels zijn volledig geïntegreerd in de planningsoftware, waardoor planners daar geen rekening mee moeten houden, zoals het plannen van werknemers voor 24 zaterdagen per jaar.
Gekoppelde toegangscontrole Net2
Vóór de samenwerking met GPS gebruikte Carglass traditionele sleutels, wat resulteerde in een gebrek aan een toegangsbeheer. Dankzij GPS zijn in de kantoren, magazijnen en serverlokalen geavanceerde lezers geïmplementeerd om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Medewerkers kunnen nu met slechts één druppel niet alleen in- en uitklokken, maar ook toegang krijgen tot specifieke bedrijfsruimten. Hierdoor is Carglass te allen tijde op de hoogte van aanwezigheden en kan het bedrijf op elk gewenst moment een evacuatielijst genereren. Sabrina Picardo benadrukt: “De GPS-software is van onschatbare waarde voor ons dagelijkse werk. GPS is een essentiële tool en externe partner voor onze gehele organisatie.”
Toekomstplan: de fietsvergoeding en opleidingsdagen registreren
GPS Emprova, dat in 2000 bescheiden van opzet was voor Carglass, heeft zich inmiddels in 2023 ontwikkeld tot een geavanceerd HR-softwarepakket dat alle facetten van Carglass ondersteunt. Voor het komende jaar staat de registratie van fietsvergoedingen en opleidingsdagen op de agenda bij Carglass. Medewerkers kunnen dan met slechts één klik op de tikklok hun fietsvergoeding en opleidingen registreren. Carglass en GPS blijven nauw samenwerken om hun processen voortdurend te optimaliseren. Sabrina voegt toe: “GPS zet zich actief in voor continue verbetering en zoekt voortdurend naar optimalisatiemogelijkheden. Het is een bedrijf dat nooit stilstaat.” In de End User Group komen klanten samen met het ontwikkelingsteam om gebruikerstesten uit te voeren en feedback te geven over features. In conclusie, de voortdurende samenwerking zorgt voor innovatie en efficiëntie binnen de hele organisatie.