Uitdagingen Carglass®
Meer dan 25 jaar geleden koos Carglass® voor GPS om hun tijdregistratie, personeelsplanning en toegangscontrole te professionaliseren. Maar de reden waarom ze vandaag nog steeds met GPS werken, is relevanter dan ooit. Want de uitdagingen van moderne HR- en operations-teams zijn niet verdwenen. Integendeel.
Meerdere vestigingen. Complexe uurroosters. Wisselende bezettingen. Toenemende druk op payroll. Bij een organisatie als Carglass® hebben systemen die niet meegroeien met de organisatie een directe impact op payroll, bezetting en klantenbeleving.
Veel bedrijven merken pas hoe inefficiënt hun huidige systeem geworden is wanneer HR, planning en payroll naast elkaar werken met Excelbestanden, losse tools en manuele correcties. Bij Carglass® was de keuze duidelijk: processen moesten niet alleen correct werken, maar ook schaalbaar zijn en mee evolueren met de groei van de organisatie. Daarom blijven ze strategisch digitaliseren met GPS.
Carglass®, de specialist in het vervangen en herstellen van autoruiten, staat jaarlijks paraat voor 250.000 klanten. Met bijna drie decennia aan ervaring bedienen ze hun klanten vanuit 47 service centers verspreid over heel België en Luxemburg. Het succes van Carglass® rust niet alleen op hun vakmanschap, maar ook op de toewijding van hun 850 gepassioneerde medewerkers.
Hoe GPS vandaag het verschil maakt bij Carglass®
Voor organisaties met meerdere vestigingen, complexe uurroosters en honderden medewerkers is HR-software geen “tool”, maar een operationele ruggengraat. Carglass® gebruikt GPS vandaag om:
- tijdregistratie te automatiseren
- de juiste toegangen te verlenen
- personeelsplanning te ondersteunen
- payrollgegevens correct te verwerken
- opleidingen en certificeringen op te volgen
- HR-data realtime te synchroniseren tussen systemen
Daardoor werken HR, operations en payroll vanuit één centrale en betrouwbare informatiebron, zonder dubbele input, losse Excelbestanden of manuele correcties. Sabrina Picardo, People Services Lead bij Carglass® zegt hierover: “De GPS-software is van onschatbare waarde voor ons dagelijkse werk. GPS is een essentiële tool en externe partner voor onze gehele organisatie.”
Hoe Carglass® administratie drastisch verminderde
Carglass® werkt vandaag met één geïntegreerd platform waarin tijdregistratie, planning, toegangscontrole en HR-processen naadloos samenwerken. Nieuwe medewerkers worden automatisch vanuit het HR-systeem gesynchroniseerd naar GPS, waardoor dubbele input verdwijnt. Werknemers registreren prestaties, opleidingen en aanwezigheden rechtstreeks via de tikklok, mobiele app of Self Service, terwijl leidinggevenden realtime inzicht krijgen in bezetting, afwijkingen en aanvragen. Ook afwezigheidsbeheer verloopt volledig digitaal: medewerkers vragen verlof aan via de app, managers keuren dit snel goed en HR behoudt steeds een actueel overzicht. GPS verwerkt daarnaast complexe uurroosters, premies, afwezigheden en certificeringen automatisch richting payroll. Zo vermindert Carglass® manuele correcties, versnelt het administratieve processen en behoudt het de maximale controle over haar dagelijkse werking. Om de loonadministratieprocessen te stroomlijnen, is er een koppeling met sociaal secretariaat Acerta. Een recente uitbreiding is de registratie van opleidingsdagen. Werknemers registreren opleidingen eenvoudig via de tikklok, terwijl certificaten correct gekoppeld worden via Self Service. Daardoor beschikt HR steeds over actuele opleidings- en certificeringsgegevens zonder extra administratieve opvolging.
Benieuwd naar onze oplossingen?
Ontdek het hier
Geïntegreerde resourceplanning voor optimale efficiëntie
GPS kopppelt resourceplanning rechtstreeks aan de operationele jobplanning, waardoor planners medewerkers eenvoudig kunnen inzetten over alle 47 filialen heen. Waar veel organisaties vandaag nog werken met Excelbestanden, manuele controles en individuele kennis, werkt Carglass® vanuit één centrale planningomgeving met realtime inzicht in beschikbaarheden, uurroosters en personeelsbezetting. Daardoor kan de organisatie sneller schakelen bij piekdrukte, afwezigheden of capaciteitswijzigingen, zonder extra administratieve belasting voor HR of planning. Ook complexe planningsregels zijn volledig geïntegreerd in de software. Denk daarbij aan specifieke rotatieschema’s, of het automatisch correct inplannen van werknemers voor 24 zaterdagen per jaar, wat een specifieke regel is. Hierdoor hoeven planners deze regels niet langer manueel op te volgen. Sabrina benadrukt het belang van GPS: “Zonder GPS zou ons operationele team vastlopen; er zouden geen jobs ingepland kunnen worden. GPS is niet alleen van essentieel belang voor de loonverwerking, maar ook voor het operationele aspect van onze organisatie. Zonder GPS zouden we gedwongen zijn planningen te maken via Excel voor onze 47 filialen”.
Gekoppelde toegangscontrole Net2
Vóór de samenwerking met GPS gebruikte Carglass® traditionele sleutels, wat resulteerde in een gebrek aan een toegangsbeheer. Dankzij GPS zijn in de kantoren, magazijnen en serverlokalen geavanceerde lezers geïmplementeerd om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Medewerkers kunnen nu met slechts één druppel niet alleen in- en uitklokken, maar ook toegang krijgen tot specifieke bedrijfsruimten. Hierdoor is Carglass® te allen tijde op de hoogte van aanwezigheden en kan het bedrijf op elk gewenst moment een evacuatielijst genereren. Sabrina Picardo benadrukt: “De GPS-software is van onschatbare waarde voor ons dagelijkse werk. GPS is een essentiële tool en externe partner voor onze gehele organisatie.”
Het resultaat: meer grip, minder administratie
Door HR-, planning- en tijdsdata centraal te beheren, beschikt Carglass® vandaag over:
- realtime personeelsinformatie
- minder manuele verwerking
- snellere onboarding
- correcte payrolldata
- betere opvolging van opleidingen en certificeringen
- meer grip op operationele processen
- minder afhankelijkheid van Excel en losse tools
- meer rust voor HR, planning en payroll
Daardoor winnen HR, planners en operations niet alleen tijd, maar vooral controle en flexibiliteit in hun dagelijkse werking. En net daarom vervangen organisaties vandaag hun bestaande tijdregistratiesysteem. Niet omdat hun huidige software “niet werkt”, maar omdat moderne HR-processen veel meer vragen dan enkel registreren.