Deknudt Mirrors
Uitdagingen
Rik Vandermarliere, de HR-manager van Deknudt Mirrors, stond voor een uitdaging met betrekking tot de tijdregistratie in het bedrijf. Als enige verantwoordelijke voor alle HR-taken moest hij zich dagelijks bezighouden met het goedkeuren van papieren verlofaanvragen, het aanpassen van codes, toevoegen van informatie en corrigeren van afwijkingen in een verouderd ERP-pakket. Deze manuele processen zorgden voor een hoge werkdruk, waardoor er weinig tijd overbleef voor grondige analyse en documentatie. Bovendien hadden de werknemers geen inzicht in hun verlofsaldi, omdat het saldo op hun loonbrief geen rekening houdt met gepland verlof. Het gebrek aan correcte registratie van fietsvergoedingen voegde extra complexiteit toe aan de situatie. In 2021 besloot Deknudt Mirrors actie te ondernemen en op zoek te gaan naar een betrouwbare partner met uitgebreide mogelijkheden en transparante communicatie. Deze zoektocht was niet alleen gericht op het optimaliseren van de tijdregistratie, maar ook op het vereenvoudigen van meerdere HR-processen.
Deknudt Mirrors produceert hoogwaardige spiegels van A tot Z in productieafdelingen in Deerlijk. Hun bekwame vakmensen zetten zich dagelijks in voor het creëren van milieuvriendelijke spiegels met behulp van de meest geavanceerde technologieën, waardoor elke creatie een levenslange bron van plezier wordt. Of je nu in Vancouver bent of in België, de spiegels van Deknudt Mirrors schitteren in woningen over de hele wereld.
Gebruiksgemak en efficiëntie hand in hand
Het tijdregistratiesysteem bij Deknudt Mirrors is opgezet op drie intuïtieve en gebruiksvriendelijke manieren. De productie- en de technische dienst gebruiken een fysieke prikklok, terwijl de bedienden real-time registreren op hun pc via de Emprova Self Service. Voor de magazijnmedewerkers is er een soft clock geïnstalleerd, waarbij ze eenvoudig een personeelscode invoeren in de prikklok om zich te registreren. Voor de werknemers van Deknudt Mirrors is er een grote vooruitgang geboekt met GPS, want nu kunnen ze afwezigheidsaanvragen indienen, saldi opvolgen én werktijden registreren op een gebruiksvriendelijke manier.
Gebruiksvriendelijkste tijdregistratie
“Ik benadruk de gebruiksvriendelijkheid van de Self Service voor onze werknemers, die volgens mij veel beter is dan andere bekende tijdregistratiesystemen”, zegt Rik Vandermaliere. De voordelen beperken zich echter niet tot de werknemers alleen. Rik Vandermarliere deelt zijn positieve ervaring: “Ik ben nu meer dan een halve dag sneller klaar met de loonverwerking. Meestal is het tegen de middag van de eerste werkdag afgerond. Vroeger sleepte dit soms door tot ’s avonds voordat ik alles afgerond had.”
Optimale verlofregistratie en flexibiliteit
De leidinggevenden verwerken nu moeiteloos de afwezigheidsaanvragen van hun team via de Emprova Self Service. Zij kunnen de aanvragen daar goedkeuren, rekening houdend met de complexe planning, verschillende roosters en afwijkingen. Dankzij de koppeling met het sociaal secretariaat Acerta bespaart Deknudt Mirrors aanzienlijk veel tijd. Rik Vandermarliere vertelt: “De verwerking van verlofaanvragen en prestatieberekeningen verlopen nu zeer vlot. In vergeleken met vroeger, toen ik veel handmatige correcties moest uitvoeren, is het risico op fouten nu quasi nihil.”
Digitale registratie van de fietsvergoeding
Bovendien hebben werknemers die met de fiets naar het werk komen de mogelijkheid om eenvoudig hun fietsvergoeding te registreren aan de prikklok of via de Emprova Self Service, wat zorgt voor een zeer nauwkeurige registratie. Daarnaast kunnen werknemers op afstand thuiswerk aanvragen en digitaal registreren. GPS heeft niet alleen de werknemers meer gemak en autonomie gegeven, maar heeft ook de efficiëntie van de HR-processen aanzienlijk verbeterd. Rik Vandermarliere benadrukt: “We zijn grote fans van GPS. Het bespaart ons aanzienlijk veel tijd. Vooral op de dag dat de lonen verwerkt worden.”
Toekomstige plannen
Deknudt Mirrors blijft niet stilstaan. Ze streven naar verdere verbetering van hun bedrijfsprocessen. Eén van de geplande veranderingen is het strikt beperken van de toegang tot de goederenlift, wat bijdraagt aan de veiligheid. Dankzij de integratie met het toegangscontrolesysteem Net2 kan Deknudt Mirrors dezelfde badges gebruiken en is er een centraal databeheer. Op lange termijn heeft Deknudt Mirrors plannen om volledig over te schakelen naar de toegangscontrole van GPS. Zo blijft Deknudt Mirrors continu hun bedrijfsprocessen naar een hoger niveau tillen.
Ook aanzienlijk tijd besparen zoals Deknudt Mirrors?
Demo aanvragen