Uitdagingen tijdregistratie en toegangscontrole
Het HR-team, bestaande uit 11 personen, verloor wekelijks kostbare uren door de handmatige verwerking van de urenadministratie. Bovendien ontstond er een groeiende behoefte aan beveiliging op de verschillende sites van Distrilog, wat resulteerde in de zoektocht naar een partner die gebruiksvriendelijke en veilige oplossingen kon bieden.
Al meer dan drie decennia biedt Distrilog logistieke oplossingen aan klanten, zowel internationaal als nationaal. Naast warehousing kunnen klanten bij Distrilog Group terecht voor transport en distributie van goederen. Distrilog streeft dagelijks naar efficiëntie, duurzame oplossingen, flexibiliteit en transparantie. Met een netwerk van 22 sites en een team van 1600 professionals, bieden ze een voortreffelijke service aan klanten.
De registratie van prestaties, verlof en overuren
De 1600 werknemers badgen met een druppel aan de verschillende tikklokken op de sites van Distrilog. Daarnaast kunnen ze verlofaanvragen indienen op de computers via de Emprova Self Service of via de Emprova app, waarna leidinggevenden deze goed- of afkeuren. Het HR-team kan de verlofaanvragen nakijken en behandelen indien de leidinggevenden deze niet goedkeuren binnen de vastgesteld termijn. Linsay, payroll-officer, benadrukt het belang van nauwkeurige tijdregistratie: “Indien je alle uren manueel dient te verwerken, dan kost dat zeker enkele uren. Het is cruciaal dat de uren correct zijn, omdat we deze controleren voor de voorschotten en de lonen.” Voor een groeiende organisatie is een efficiënt en uitgebreid tijdregistratie- en aanwezigheidssysteem essentieel voor HR en Facility.
Doorstroming naar de kalenders in eBlox
Dankzij de integratie met eBlox van SD Worx synchroniseren de goedgekeurde verlofaanvragen met de kalenders. Linsay legt uit: “De koppeling werkt uitstekend. We hebben de mogelijkheid om op maat groepen door te sturen. Hoewel we elk eigen groepen verwerken, moeten we soms ook werknemers verlonen die buiten onze controle vallen. Met deze functie kunnen we deze werknemers apart doorgeven in de loonmotor, wat ik erg handig vind.”
Meer inzicht en controle
Met behulp van de software van GPS heeft Distrilog te allen tijde een duidelijk overzicht van de aanwezigheid van werknemers, evenals correcte prestaties, verloftellers en overuren van elke medewerker. Het geavanceerde tijdregistratiesysteem biedt niet alleen voordelen voor het HR-team, maar ook voor de werknemers zelf. Zij krijgen meer inzicht in hun verlofsaldi en gewerkte uren via de Emprova Self Service app of website.
Geïntegreerde toegangscontrole op alle sites
Naast tijdregistratie en personeelsplanning gebruikt Distrilog ook het toegangscontrolesysteem van GPS op al haar sites. Werknemers kunnen met één badge zowel in- als uittikken en toegang krijgen tot het bedrijfsterrein. Het toegangscontrolesysteem waarborgt dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot specifieke bedrijfsruimten via poorten en deuren. Distrilog bepaalt op basis van functie welk personeel toegang heeft gedurende bepaalde uren. Stéphane Bero, HR-director, legt uit:“Zonder toegangsrechten krijg je geen toegang of moet je via het onthaal gaan. Aangezien Distrilog 24 uur per dagen 6 dagen per week activiteiten uitoefent, is toegangscontrole onmisbaar.” Bovendien is Distrilog voortdurend op de hoogte van alle aan- en afwezigheden op 22 sites. Stéphane Bero vertelt: “In geval van nood kunnen wij een evacuatielijst genereren, waardoor we precies weten wie wel of niet aanwezig is. Dit is van cruciaal belang voor een bedrijf van onze omvang.” Dankzij het toegangscontrolesysteem van GPS zorgt Distrilog niet alleen voor meer gemak voor haar medewerkers, maar ook voor een uiterst veilige werkomgeving.