Uitdagingen tijdregistratie
Evapco stond voor uitdagingen in de tijdregistratie van haar 154 werknemers en zocht naar een betrouwbare partner met uitgebreide mogelijkheden. De loonadministratie was tijdrovend en inefficiënt door het gebruik van papieren verlofaanvragen. Doorheen de jaren heeft Evapco, in nauwe samenwerking met GPS, meer HR-processen kunnen optimaliseren. Wat ooit begon als een systeem met basisfunctionaliteiten heeft zich ontwikkeld tot een geavanceerd tijdregistratiesysteem met uitgebreide mogelijkheden.
Sinds 1976 ontwerpt en produceert Evapco toepassingen in warmteoverdracht. Met 33 vestigingen in 14 landen levert Evapco kwaliteitsvolle producten voor verdampingskoeling en industriële koeling wereldwijd. De kracht van Evapco ligt in haar missie om voortdurend te groeien, hoogwaardige producten te leveren en de focus te leggen op het welzijn van mensen.
Gebruiksvriendelijke en intuïtieve app voor werknemers
Sinds de oprichting van de productiesite in België gebruikt Evapco het tijdregistratiesysteem van GPS. Op verzoek van Evapco is het tijdregistratiesysteem op twee verschillende manieren ingericht. Alle arbeiders maken gebruik van de badge en tikken aan de tikklok om hun werktijd en/of de fietsvergoeding te registreren. Daarnaast gebruiken de bedienden de GPS Emprova app of de website om thuiswerk- en afwezigheidsaanvragen in te dienen en te registreren. Dankzij GPS is de workflow voor verlofaanvragen geoptimaliseerd, aangezien alle werknemers aanvragen indienen via de app of website. Vervolgens behandelen de directe leidinggevenden deze aanvragen en na goedkeuring stuurt het systeem deze automatisch door naar het HR-team, dat ze verwerkt in de kalenders. “Onze arbeiders zijn heel snel weg met de app. We vertellen hun dat wie met Facebook kan werken, zeker met de Emprova app kan werken”, benadrukt Patricia Stas, HR-manager. Jaya Swerts, HR-officer, voegt toe: “Emprova Self Service is gebruiksvriendelijk en intuïtief.” Dankzij GPS kunnen werknemers zeer eenvoudig hun verlofsaldo in detail zien via de Emprova Self Service. Bij het indienen van een verlofaanvraag houdt het systeem automatisch rekening met het verlofsaldo en de volgorde van de verlofdagen. Zo zal GPS eerst het wettelijk verlof inplannen.
Eenvoudig en toegankelijk systeem voor HR
Niet alleen werknemers, maar ook het HR-team geniet van de vele voordelen van GPS. Dankzij GPS wordt de administratieve werkdruk aanzienlijk verminderd. Patricia Stas legt uit: “Met de Emprova app valt er voor HR veel werk weg. Het verwerken van papieren verlofaanvragen kostte vroeger veel tijd.” Jaya Swerts voegt toe: “Het tijdregistratiesysteem is ook zeer gebruiksvriendelijk en toegankelijk voor het HR-team. Ik vind het heel handig om te gebruiken. Zelfs stagiairs, met een achtergrond in HR, kunnen na een korte opleiding goed overweg met de software.”
Diepgaande inzichten in HR-data
Evapco gebruikt ook de software om rapporten te genereren voor diepgaande inzichten in HR-data. “Met GPS worden de afwezigheden zeer snel in kaart gebracht. We halen rapporten op voor ziekteverzuim, wie te laat is, kostenplaatsen, enzovoort”, deelt Patricia Stas. Op lange termijn streeft Evapco ernaar om ook de ziektemeldingen via Emprova te verwerken. Op die manier dient de werknemer in geval van ziekte contact op te nemen met het HR-team, waarna zij de ziekte kunnen registreren via Emprova. Vervolgens ontvangt de werknemer een melding om binnen een bepaalde tijd een ziektebriefje in te dienen.
Nauwe samenwerking vanaf het begin
Sinds het begin van de samenwerking met GPS kan Evapco rekenen op een vaste contactpersoon. Patricia Stas legt uit: “Bij GPS zijn de communicatielijnen kort. Het contact met onze contactpersoon en de CEO is zeer klantgericht. Er wordt naar ons geluisterd en we werken goed samen.” Bij uitbreidingen wordt Evapco in contact gebracht met een consultant die bereikbaar is tijdens de ingeplande dagen. Patricia Stas vertelt: “We hebben dit jaar de app geïmplementeerd. Onze consultant heeft ons tijdens het implementatieproces heel goed geholpen.” Na de implementatie kan Evapco ook vertrouwen op de ondersteuning van de helpdesk. Jaya Swerts vertelt: “Als ik vragen heb, dien ik een ticket in bij de helpdesk. Zij delen niet alleen mee hoe ik iets zelf kan aanpassen, maar passen zelf ook zaken aan voor ons. Dat waardeer ik enorm. Het ticketsysteem zorgt bovendien voor een goede opvolging en documentatie van onze vragen.”