Graphius
“Zonder GPS zouden we met 8 HR-medewerkers moeten zijn in plaats van met 4. Die automatisatie is cruciaal voor een groeiende organisatie. Als je overnames doet, dan komen er veel werknemers bij, waardoor de loonadministratie erg arbeidsintensief en tijdrovend kan zijn.”
–Ellen de Vuyst
HR-manager
Een manuele en tijdrovende loonadministratie
Voor een groeiende organisatie zoals Graphius is het van cruciaal belang om te beschikken over een toegangscontrole- en tijdregistratiesysteem. Voor de implementatie van GPS-software waren er risico’s op onbevoegde personen op het bedrijfsterrein en ontbrak het overzicht van aanwezig personeel. De receptie hield manueel een lijst bij van wie welke sleutels uitgeleend kreeg. Bovendien nam de loonadministratie aanzienlijk meer tijd in beslag, omdat de verlofaanvragen en de gepresteerde werkuren handmatig werden verwerkt.
Graphius is de expert in drukwerk van high-end producten zoals tijdschriften, strips, brochures, labels en boeken. In de afgelopen zes jaar is het bedrijf in omvang verdrievoudigd, met 650 werknemers verdeeld over 8 vestigingen. Graphius is één van de grootste drukgroepen in Europa met internationale musea en klinkende merknamen in hun portfolio.
Van manuele naar digitale HR-processen
Voorheen had de HR-afdeling van Graphius 4 volle dagen per week nodig om de payroll van 200 werknemers te verwerken. Nu, met een verdrievoudigd personeelsbestand, neemt de loonadministratie slechts drie dagen per maand in beslag. Het automatiseren van de fietsvergoeding, de overurenregelingen, de verlofaanvragen en gepresteerde werkuren zorgen voor een aanzienlijke tijdsbesparing. Werknemers vragen eenvoudig verlof aan via de Emprova Self Service app of webbrowser. Nadien kunnen de teamleaders in één klik verlofaanvragen goedkeuren en automatisch correct doorgevoerd naar de loonadministratie.
Meer tijd voor de werknemers
Ellen, HR-manager, vertelt: “Bij Graphius werken we met een ploegensysteem. Er werd één ploegtabel aangemaakt en deze tabel koppelen we aan alle ploegmedewerkers. Het systeem identificeert automatisch de betreffende ploeg op basis van het startuur waarop de werknemer intikt aan de tikklok, hierdoor hoeven we geen 4 verschillende uurroosters aan te maken en ook de werknemer niet telkens aan een ander uurrooster te koppelen, wat aanzienlijk veel tijd bespaart.” Door te investeren in een decentraal HR-beheer heeft de HR-afdeling meer tijd voor andere belangrijke taken, zoals aanwervingsgesprekken, training en ontwikkeling.
Meer veiligheid met digitale toegangscontrole
Naast tijdregistratie biedt GPS ook toegangscontrole aan waardoor Graphius een veilige werkomgeving creëert voor zijn werknemers. Dankzij de toegangspoorten, slagbomen, camera’s en tourniquets beschikken zij over een overzicht van aanwezigheden op de productiesite. Het HR-team van Graphius wijst eenvoudig toegangsrechten toe aan personeel waardoor ongeoorloofde toegangen worden voorkomen. Er worden geen traditionele sleutels meer gedeeld onder medewerkers, in de plaats daarvan krijgt iedere werknemer nu een persoonlijke badge die toelaat te monitoren welke toegangen worden verleend.
Eindeloze automatisatiemogelijkheden
Graphius heeft nog vele plannen voor verdere automatisering van hun HR-processen. Zo wil men zowel formele als informele opleidingen automatiseren, zodat deze automatisch worden opgenomen in de sociale balans; de ziektemeldingen automatiseren via Emprova Self Service alsook het indienen van allerhande attesten. Bovendien is het de bedoeling om bij een overname zo snel mogelijk te integreren met de GPS-software. GPS en Graphius blijven samen continu streven naar innovatie en verbetering met oog op de toekomst.
Wil jij ook aanzienlijk tijd besparen?
Demo aanvragen
