Vroeger: manuele input kostte Hegge zeeën van tijd. Nu: administratie in een oogopslag.
Met ongeveer 100 werknemers, en met drie bedrijven onder één dak, werd de manuele verwerking van uren en verlofaanvragen via tikklokken voor Hegge steeds moeilijker. HR-verantwoordelijke Anneline Snijers vertelt: “De verwerking van de gewerkte uren en verlofaanvragen gebeurde via ons ERP-pakket. Dat kostte ons dagelijks heel veel tijd, want het was omslachtig en weinig overzichtelijk. Het werd stilaan onhoudbaar.”
Doordat Hegge omschakelde van ERP-pakket, ontstond de noodzaak om op zoek te gaan naar een efficiënter tijdregistratiesysteem, waarbij verlofbeheer en rapportering digitaal konden verlopen. De keuze viel daarbij op GPS Emprova, als eerste stap richting een bredere digitale transformatie in 2027.
Hegge is een Belgisch familiebedrijf uit Hamont-Achel dat sinds 1893 gespecialiseerd is in hoogwaardige metaalverwerking. Met 100 medewerkers, en drie bedrijven onder één dak, biedt Hegge een brede waaier aan duurzame en innovatieve metaaloplossingen voor diverse industriële sectoren. Kwaliteit, flexibiliteit, efficiëntie en betrokkenheid vormen daarbij de kern van hun werking.
Adieu complexiteit, welkom eenvoud
Eén voorwaarde stond voor Hegge voorop: de overstap mocht geen impact hebben op de werknemers. Anneline Snijers: “Veel van onze werknemers werkten al jaren met eenzelfde systeem om in te klokken. Het nieuwe systeem moest dus absoluut gebruiksvriendelijk zijn. En dat is ook precies wat we vandaag ervaren.”
Die gebruiksvriendelijkheid vertaalt zich ook in de praktijk. “Werknemers die aanvankelijk twijfelden, zijn vandaag fan van het systeem. Ze controleren zelf hun tikkingen en saldotellers, dienen ook buiten de werkuren verlofaanvragen in en houden rekening met collega’s tijdens drukke periodes. Ze denken met ons mee. Dat is niet alleen een grote hulp voor HR, maar is ook goed voor de teamsfeer.”
Hoe veranderden de processen?
De opvolging van gepresteerde uren, overuren, verlofaanvragen en fietsvergoedingen verloopt vandaag grotendeels geautomatiseerd. Om fietsvergoedingen aan te vragen stuurden werknemers vroeger een mail, of vroeg men het mondeling aan. Dit gebeurt nu eenvoudig via de Self Service. Een maandelijkse controle volstaat. De integratie met SD Worx verloopt bovendien ook vlekkeloos.
Ook het toekennen van kostenplaatsen is volgens Anneline een grote stap vooruit. “Dankzij GPS worden loonkosten automatisch gekoppeld aan de juiste afdelingen. Zo kunnen we onze kosten veel nauwkeuriger analyseren, en afzetten tegenover de omzet.”
“Ook de verantwoordelijkheden zijn verschoven. Vandaag controleren de teamleiders de uren en aanvragen van hun werknemers, en komen zij aankloppen bij HR met eventuele vragen. Vroeger lag die volledige controle en verantwoordelijkheid bij HR.”
Daardoor kan HR zich vandaag veel meer focussen op ondersteuning, in plaats van administratie.
Benieuwd naar onze oplossingen?
Ontdek het hier
De implementatie
Van het eerste gesprek tot de uitrol nam de implementatie ongeveer twee à drie maanden in beslag. “Tijdens onze gesprekken met GPS werd écht naar ons geluisterd. We konden al onze vragen stellen en ook moeilijke onderwerpen, zoals privacy, open bespreken.”
“De samenwerking met GPS verloopt heel vlot. De consultants denken met ons mee, ondersteunen ons waar nodig en komen hun afspraken na. Dat merk je bij iedereen binnen het bedrijf. Ik hou ervan!”
Tijdswinst en efficiëntie in cijfers
De samenwerking met GPS levert Hegge een aantal mooie resultaten op:
- Loonverwerking: van 6-8 uren per maand naar 3 uren per maand
- Controle van tikkingen: van 1 uur per dag naar maximaal 5 minuten per dag
- Fietsvergoeding: van mails naar volledig digitale aanvragen
“Alles samen besteed ik vandaag nog ongeveer een kwart van de tijd aan loonadministratie en loonverwerking, in vergelijking met vroeger.”