Een sterk groeiend bedrijf en te veel manueel werk: tijd voor GPS
In 2014 liep het 2-koppige HR-team, voor 300 medewerkers, tegen de beperkingen van hun systeem aan. Het team verloor veel tijd aan de planning en loonadministratie, en er was onvoldoende zicht op waar de loonkosten precies terechtkwamen. Als ambitieus groeibedrijf was dit niet langer houdbaar. Door te kiezen voor het tijdregistratie- en planningspakket van GPS bespaarde HR kostbare tijd, kon men efficiënter plannen en kreeg men de juiste inzichten.
Konings produceert en verpakt alcoholische en alcoholvrije dranken voor de bekendste merken wereldwijd. In 7 vestigingen creëren zij dranken met passie en expertise. Hun heerlijke dranken vind je zonder twijfel overal terug: op restaurant, op café én in je eigen koelkast.
Tijdbesparing door decentraal beheer
Sinds Konings klant werd bij GPS, is het bedrijf meer dan verdrievoudigd, internationaal actief en kwamen er sites in België en Nederland bij. Hoe krijgt Konings dat voor elkaar? Jan Smeyers, HR Business Partner: “Met Emprova besparen we aanzienlijk veel tijd doordat complexe prestatieberekeningen automatisch gebeuren, doordat decentraal beheer op een werkbare manier kan en doordat jullie digitale bezoekersregistratie gekoppeld is aan de toegangscontrole. GPS is op dat vlak de ideale one-stop shop.”
Elke vestiging heeft haar eigen regels, roosters en afspraken, afgestemd op de arbeidsovereenkomsten en arbeidsduurregelingen. Toch wordt alles centraal beheerd vanuit één systeem. Nieuwe vestigingen kunnen daardoor eenvoudig worden toegevoegd, zonder het overzicht over werknemers en data te verliezen.
Benieuwd hoe wij voedingsbedrijven ondersteunen?
Ontdek het hier
Volledig digitaal verlofbeheer: 1 dag per maand tijdswinst
Konings startte in 2014 met digitaal verlofbeheer en maakte komaf met alle papieren verlofkaarten. Iedere medewerker kan gemakkelijk verlof aanvragen en digitaal laten behandelen zonder misverstanden. Jan Smeyers: “Dit scheelt niet alleen HR 1 dag/maand, maar maakt het werk van de teamleiders ook lichter. In een oogopslag heeft de teamleider immers een overzicht van alle aan- en afwezigheden binnen het team waardoor verlofaanvragen snel en efficiënt behandeld worden.”
Optimale planning en interim beheer, zonder HR
Konings kan nu op ieder moment personeel plannen en uitzendkrachten aanvragen. Productieafdelingen kunnen zelf werknemers inplannen en uitzendkrachten aanvragen, ook buiten de kantooruren. Konings werkt 24/7, waardoor ook ‘s nachts uitzendkrachten moeten kunnen worden aangevraagd. Daardoor hoeft HR niet langer als tussenpersoon op te treden. “Zonder GPS is het overzicht moeilijk te houden”, zegt Jan Smeyers. “Bijkomend, onze lead interim supplier heeft ook een eigen toegang tot Emprova waardoor zij efficiënter kunnen werken.”
Doordat we bij Konings 24/7 werken, hebben we een zeer complexe prestatieverloning. Toch kunnen dankzij GPS overuren eenvoudig worden geregistreerd, wat het werk voor ons gemakkelijker maakt.
Diepgaande inzichten door kostenplaatsen
Aangezien de loonkosten een substantieel percentage van de totale kosten zijn, is voor Konings een diepgaand inzicht op de gewenste niveaus een grote meerwaarde. Dankzij de kostenplaatsrapportering krijgt Konings dagelijks inzicht in de loonkost per afdeling en productielijn. Die cijfers kunnen meteen worden vergeleken met de productie en het beschikbare budget. Dit levert erg nuttige inzichten op voor verschillende afdelingen binnen het bedrijf, van boekhouding tot operations. Zo ziet de boekhouding niet alleen hoeveel uren werden gepresteerd, maar ook waar die uren werden ingezet en welke loonkost daar tegenover staat.
“De duidelijke rapporten helpen ons om juiste beslissingen te nemen”, vult Natalie verder aan. Via de koppeling met SD Worx wordt de kostenplaatsverdeling ook meegenomen richting payroll, waardoor de payrollkost duidelijk in beeld komt.
Bezoekersregistratie en gekoppelde toegangscontrole
De bezoekers van Konings kunnen zich aanmelden aan de bezoekersmodule en krijgen tijdelijk toegang tot bepaalde locaties. Zo houdt Konings een duidelijk overzicht van bezoekers en hun toegangsrechten, terwijl bezoekersgegevens gecontroleerd worden beheerd. “Een aantal bezoekers (vnl. contractoren) stonden vroeger aan de HR-afdeling en wij moesten ze binnenlaten. Dat was een groot tijdverlies.” Werknemers krijgen via badge- en toegangscontrole toegang tot de verschillende sites.
We staan nooit stil
Het beste aan de samenwerking met GPS? “GPS ondersteunt onze groei. De experten van GPS denken altijd aan verbetering”, vertelt Jan. “Ik denk bijvoorbeeld aan de fietsvergoeding die nu ook via GPS loopt, in plaats van op papier of aan de lopende update van de planningstool in onze nieuwe vestiging.”
GPS en Konings werken nauw samen. Bij kostenrapportering is het belangrijk om heel kort op de bal te kunnen spelen en realtime inzicht te behouden. Natalie beaamt dit: “GPS maakt het voor verschillende collega’s gemakkelijk. Alle info is realtime en voortdurend up-to-date. Hierdoor hebben wij, als HR, alle nodige informatie meteen ter beschikking, en zo hebben planners in productieafdelingen altijd de juiste info in verband met aan- en afwezigheden om de juiste planningen op te stellen. Win-win.”
Van tijdregistratie en planning tot kostenrapportering en toegangscontrole: Konings heeft vandaag één centraal systeem dat meegroeit met de organisatie. En dat is belangrijk voor een bedrijf dat zelf ook voortdurend in beweging is.