Uitdagingen
MIVAS had behoefte aan de automatisering van prestatieberekeningen en toegangsbeheer voor 730 werknemers verspreid over verschillende vestigingen en afdelingen. Ze zochten een toegangscontrolesysteem om de beveiliging van alle bedrijfsruimten te waarborgen en om aanwezigheden te registreren voor evacuaties. De loonadministratie was een inefficiënt en tijdrovend proces, onder andere door het verwerken van papieren verlofaanvragen. Maar MIVAS stond niet stil, want in samenwerking met GPS Navigators kwam er een doeltreffende oplossing die niet alleen de administratieve last vermindert voor de HR-afdeling, maar ook meer efficiëntie creëert voor de werknemers.
MIVAS, een toegewijd maatwerkbedrijf, levert kwaliteitsvolle diensten zoals verpakkingswerk, groenzorg, schilderwerk, strijkdienst en sociaal restaurant/sociale kruidenier. Zij bieden tewerkstelling aan personen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt.
Van papier naar digitaal
GPS introduceert een geautomatiseerd systeem dat de administratieve rompslomp elimineert en het verlofaanvraagproces stroomlijnt. Zelfs de registratie van fietsvergoeding gebeurt op een handige manier door een badgeterminal bij de fietsenstalling. Dankzij GPS heeft MIVAS altijd de correcte prestaties voor de loonadministratie binnen handbereik. Leen Troukens, HR-manager, getuigt: “Zonder GPS zouden wij de kalenders en werkuren manueel in het loonpakket van SD Worx voor elke medewerker moeten invoeren. Dankzij de automatische koppeling met de loonmotor verloopt de loonadministratie zeer efficiënt.”
Op maat van MIVAS
De bedienden kunnen via Emprova Self Service zelf hun verlofsaldo raadplegen, de kalenders bekijken en aanvragen indienen (voor ziekte, thuiswerk of verlof). Voor de maatwerkers koos men ervoor om de leidinggevenden als direct aanspreekpunt te houden. Op die manier kunnen deze laatste de inkomende aanvragen altijd op de meest werkbare manier behandelen, zonder kans op vergissingen. Doordat MIVAS zelf aan het stuur zit om verschillende profielen te creëren, is GPS exact op maat van hun gewenste werkmethodes. Leen Troukens vertelt: “De werking van GPS Emprova is heel stapsgewijs. In slechts enkele clicks kan je afwezigheidsaanvragen indienen of je verlofsaldo raadplegen. GPS zit zeer gebruiksvriendelijk in elkaar, waardoor iedereen het kan gebruiken.”
Geïntegreerde toegangscontrole
Naast tijdregistratie, beheert GPS ook het toegangsbeheer via poorten en schuifdeuren. MIVAS kan nu te allen tijde de aanwezigheden op het bedrijfsterrein controleren. Bij brandoefeningen kan MIVAS automatisch evacuatielijsten genereren, wat een cruciale veiligheidsmaatregel is. Dankzij de integratie tussen toegangscontrole en tijdregistratie voert MIVAS personeelsgegevens in het tijdregistratiesysteem in, waarna de nieuwe werknemers automatisch de juiste toegangsrechten verkrijgen. Zo zorgt MIVAS niet alleen voor een veilige werkomgeving, maar ook voor een decentrale opvolging van HR en Facility-taken.