10 conseils malins pour une gestion efficace du temps

1. Créez de nouveaux membres du personnel sur la base d’utilisateurs existants

Un nouveau collègue embauché ? D’habitude, vous créez un nouvel utilisateur, non ? Non ! Pour gagner du temps, en tant qu’utilisateur Central, vous pouvez créer un nouveau membre du personnel en utilisant les informations d’un employé existant. N’ayez pas peur de copier des employés existants et de modifier leurs données. Changer un nom, une adresse et un numéro de badge est tellement plus rapide que de recommencer à zéro.

2. Transfert automatique de solde pour les jours de congé

Les jours de congé entraînent souvent beaucoup de travail pour les ressources humaines. Mais nous avons LA solution infaillible. Configurez les périodes de vacances dans votre logiciel d’enregistrement du temps et laissez les jours de congé se transférer automatiquement. Ainsi, vous n’avez plus besoin de mettre à jour manuellement le calendrier des employés. Pensez, par exemple, aux périodes de congé collectif. Chaque année, ils apparaissent automatiquement dans le calendrier de vos collègues.

3. Le workflow de déclaration de maladie

Avez-vous déjà dû passer une heure à fouiller la boîte mail à la recherche d’un certificat médical spécifique ? Alors, workflow de maladie est vraiment un game changer. Comment ça marche ? Les employés ou les responsables envoient leur déclaration de maladie via un outil ESS. Vous êtes immédiatement informé et l’absence programmée est automatiquement enregistrée dans le calendrier. Ensuite, le salarié reçoit une notification l’invitant à soumettre son certificat médical sur la plateforme. Dès qu’il le télécharge, c’est automatiquement envoyé vers le responsable des ressources humaines. Si approuvé, la demande initiale est automatiquement convertie en maladie. Et les certificats médicaux, on les retrouve rapidement et facilement dans un seul aperçu.

4. Configurez des filtres d’erreurs intelligents

Restez informé de tout ce qui manque. Avec des filtres d’erreurs globaux et spécifiques, vous avez un aperçu de la gestion du temps de vos employés. Des heures supplémentaires approuvées aux certificats médicaux manquants, vous repérez tout et avez tout sous contrôle. Par exemple, vous pouvez simplement obtenir une liste de tous les employés qui n’ont pas remis de certificat médical.

5. Limitez la création de plannings journaliers

Vous n’y avez peut-être pas encore pensé, mais avez-vous réellement besoin de tous ces horaires quotidiens dans votre outil ? Les systèmes d’enregistrement du temps reconnaissent automatiquement la bonne équipe pour les employés en fonction de leurs horaires de pointage. Profitez donc des règles de calcul complexes et configurez le moins possible d’horaires quotidiens pour différents utilisateurs, mais essayez plutôt de les lier aux mêmes horaires pertinents. Cela vous fera gagner beaucoup de temps. Et vous en disposerez de plus pour d’autres tâches importantes.

6. Interprétation automatique des enregistrements erronés ou des horaires manquants

 Saviez-vous que les systèmes de suivi du temps peuvent créer automatiquement des absences ? Donc, si quelqu’un n’a pas enregistré à 8 heures du matin, mais a enregistré à 17 heures, le système envoie une notification à l’utilisateur clé. Vous savez alors facilement que cet employé aurait dû enregistrer à 8 heures, et avec un seul bouton, vous corrigez l’enregistrement.

7. Règle automatique de remboursement des frais de déplacement

Attribuer manuellement des indemnités de déplacement. Cela devient rapidement un travail de puzzle impossible. Peu de logiciels d’enregistrement du temps incluent des règles de calcul automatiques qui assignent les indemnités de vélo et autres aux timesheet. Si vos employés viennent à vélo, c’est vivement recommandé de le configurer, et cela vous permettra d’économiser de l’énergie et du temps !

8. Bradord factor? Rien de plus simple !

Calculez-vous encore manuellement ton score de Bradford pour mesurer l’absentéisme des employés ? Alors, vous ne savez probablement pas encore qu’un système d’enregistrement du temps peut le faire! Faites donc rapidement configurer le calcul de Bradford selon vos besoins.

9. Décentralisez vers les responsables

 Suivez-vous encore toutes les modifications de planning ou les heures supplémentaires vous-même ? Pas simple, vous devez probablement beaucoup communiquer avec les responsables. Parfois, il est plus facile de déléguer de petites tâches. Et avec les bons droits d’utilisateur, cela peut se faire facilement de manière digitale. Permettez aux responsables de gérer les petites modifications au sein de leur équipe dans votre logiciel d’enregistrement du temps. Cela vous fera économiser un double travail (de communication aussi).

10. Associez-vous à votre secrétariat social pour un traitement rapide des salaires

 Avez-vous déjà connecté votre secrétariat social avec votre logiciel d’enregistrement du temps ? C’est salvateur, surtout lors de ces journées chargées de traitement des salaires. Avec la bonne intégration, les données du calendrier, les primes d’équipe, les suppléments et autres données salariales sont automatiquement remplies dans le programme de votre secrétariat social.
Épargnez-vous donc le travail de collecte manuel et passez directement à la vérification des données salariales.