Favoriser la gestion décentralisée des ressources humaines: mode d’emploi

Ces dernières années, il est devenu de plus en plus évident que pour de nombreux services RH, la demande, la vérification et la correction des informations créent plus de problèmes qu’elles n’en éliminent. Qu’il s’agisse de la paie, des feuilles de prestations ou du bien être des employés, les RH ont déjà de nombreuses tâches à accomplir. En tant que RH, vous avez déjà beaucoup de tâches et de responsabilités à assumer. Et la dernière chose que vous souhaitez, c’est que ces tâches prennent plus de temps qu’il en faut.
La devise selon laquelle l’administration RH est réservée aux RH est dépassée. Dans de nombreuses entreprises, d’autres départements ont plus de contrôle et de connaissances sur les données administratives que le département RH lui-même. Ne serait-il donc pas préférable de leur confier également cette responsabilité ? C’est ce que nous pensons chez GPS.
Découvrez comment une gestion décentralisée des RH peut vous donner plus d’espace et de temps pour avoir un impact réel sur votre organisation.

La décentralisation des tâches RH?

Des demandes de congé aux changements d’horaires, l’agenda de tout professionnel RH contient chaque jour de nombreuses responsabilités. Certaines sont plus amusantes que d’autres. Mais que se passerait-il si ces tâches n’étaient pas prises en charge par vous, mais par les managers, les chefs d’équipe ou les employés eux-mêmes ? C’est le principe de la gestion décentralisée des ressources humaines, dans laquelle les départements des ressources humaines délèguent des  tâches à d’autres au sein de l’organisation.

Avantage 1 : Gain de temps pour tous

La force de cette gestion c’est le gain de temps pour vous et vos collègues. Dans la pratique et en tant RH, vous connaissez à peine l’impact d’une demande de congé sur une équipe. Dès lors, pourquoi un manager ne serait-il pas autorisé à prendre lui-même une décision à ce sujet ? Cela permet d’éviter de nombreux allers-retours dans la communication, qui prennent du temps à la fois dans votre agenda et sur celui du chef d’équipe. Bref, un gain de temps pour tout le monde.

Avantage 2: Moins d’administratif, plus d’énergie

Moins d’administratif est pour vous aussi un bonus appréciable. De nombreux professionnels des ressources humaines cherchent activement des moyens d’accroître leur impact sur l’organisation. La gestion décentralisée des RH est un outil puissant pour permettre ce changement. Le gain de temps vous permet de vous consacrer à d’autres responsabilités. Cela vous permet, en tant que RH, de mettre en place une politique plus forte qui produit des résultats positifs à long terme pour votre organisation et vos employés.

Avantage 3: Des solutions rapides aux problèmes

Le gain de temps ne réside pas seulement dans la délégation des tâches, mais aussi dans le fait de confier un pouvoir de décision. Pour certains départements, la prise de décisions rapides est cruciale pour maîtriser des conditions de travail fluctuantes et changeantes. Une politique décentralisée fait confiance aux employés qui ont une bonne connaissance du terrain, ce qui permet de trouver des solutions rapides.

Avantage 4: Accompagnez les équipes

Chaque équipe a des méthodes de travail et des besoins différents. La prise en compte de toutes ces nuances peut rapidement conduire à des casse-tête impossibles. Une politique RH décentralisée aide les responsables de terrain à faciliter ce qui fonctionne pour eux. Correctement appliquée, cette politique entraîne une augmentation de la productivité au sein du service sans engager des ressources supplémentaires.

Comment lancer un projet de décentralisation?

Step 1: Pensez aux tâches que vous devez décentraliser

Vous pouvez en principe décentraliser toutes vos tâches RH, mais voici deux points auxquels il est préférable de prêter attention.

Veillez à ce que les tâches ou les responsabilités soient prises en charge par les bonnes personnes. Cet aspect change d’une organisation à l’autre. Par exemple, des tâches sont dédiées au directeur des opérations, tandis qu’une autre organisation les déléguera aux chefs d’équipe.

Tenez également compte du niveau de difficulté. Il est préférable de ne pas externaliser les plans cafétéria ou d’autres responsabilités spécialisées en matière de ressources humaines. En revanche, l’approbation des demandes de congé ou des maladies peut être confiée à vos collègues.

Step 2: Fidéliser les collègues autour du projet

Tout changement suscite des résistances. L’un des contre-arguments à la décentralisation est qu’elle engendre du travail supplémentaire dans les départements. Ce n’est pas le cas, les départements auraient perdu ce “temps supplémentaire” si vous aviez dû vous coordonner et échanger des emails. Expliquez la confiance que donne une politique RH décentralisée et les avantages qu’elle apporte. La liberté de pouvoir prendre davantage de décisions soi-même et de mieux prendre en compte les besoins de sa propre équipe sont des arguments de poids pour amener ses collègues à adopter cette approche.

Step 3: Simplicité avant tout

Parfois, les entreprises craignent que les managers ne soient pas assez axé « digital » pour assumer eux-mêmes certaines tâches. C’est un argument important, car la gestion dépend de la manière dont les collègues s’acquittent de leurs responsabilités. Il est important de choisir la bonne technologie. Par exemple, corriger un tableau de prestations en cochant des cases dans un système en ligne est une excellente façon de fidéliser des responsables. Si nécessaire, fournissez également le savoir-faire nécessaire pour les aider. Il s’agit d’un petit investissement dont tous les membres de l’organisation récolteront les fruits par la suite.

Step 4 : Commencez simple, étendez par après

Il est tentant d’externaliser immédiatement toutes ces tâches RH “fastidieuses”. Mais avant de céder toutes ces responsabilités, commencez calmement. La décentralisation RH est un processus qui doit être mis en place  pas à pas. Non seulement pour réduire les refus éventuels, mais aussi pour vous donner la possibilité d’optimiser vos processus avant de les déployer à grande échelle. Donnez-vous le temps d’élaborer le bon processus et de le développer par la suite.