Télétravail productif grâce à ces conseils et astuces

Nos consultants sont normalement au travail tous les jours pour assister les entreprises dans l’enregistrement du temps ou la planification du personnel de leurs employés. Mais la crise du corona nous oblige à travailler de chez nous tout en restant ensemble. Travailler à distance avec vos collègues n’est pas toujours facile et nécessite une adaptation de l’entreprise et de ses collaborateurs. Travailler de façon productive à la maison peut être un défi, surtout avec toute la famille à la maison. Mais avec quelques trucs et astuces utiles, vous pouvez déjà éviter de nombreux soucis.

Il existe de nombreuses façons de rester productif et d’éviter l’isolement. De la création d’un environnement de travail calme, de l’établissement d’un calendrier de travail jusqu’à la manière par laquelle vous communiquez avec votre équipe.

Nous sommes heureux de partager quelques trucs et astuces sur la façon dont nos employés travaillent de manière productive à la maison. Voici des avantages du télétravail pour vous, mais aussi pour vos clients.

1 | Continuer à communiquer est la clé du succès

Avec les collègues

Dans une période de crise comme celle-ci, dans laquelle nous faisons du télétravail, il est très important de rester en contact avec les collègues. Ce n’est pas toujours facile, car on ne peut pas parler à tout le monde immédiatement, comme au bureau. Heureusement, nos employés ont un aperçu de qui est présent par équipe avec le Employee et Management Self Service de notre logiciel d’enregistrement du temps. Par exemple, les jours de congé des collègues peuvent être pris en compte lors de la planification des réunions. C’est ainsi que nous maintenons toujours une collaboration étroite.

Chez GPS Time & Security, nous utilisons également l’outil Microsoft Teams pour communiquer rapidement les uns avec les autres, suivre les tâches, nous entraider dans l’exécution des projets et se transmettre des informations.

Avec le client

Comme nous, la plupart des autres entreprises travaillent aujourd’hui à distance. De ce fait, le contact face à face avec le client est devenu un concept non approprié. Ici aussi, Teams offre la solution. De cette façon, vous restez en contact et la réunion peut se poursuivre, mais de chez vous. L’absence de communication totalement de visu nécessite une nécessaire adaptation de la part de toutes les parties.

Même si vous n’y pensez pas immédiatement, un client en est bénéficiaire. Dans notre cas, nos consultants économisent pour l’enregistrement du temps et la planification du personnel des déplacements. Ils réinvestissent le temps gagné dans le projet du client. En tant que client, vous en avez davantage pour votre argent.

D’autres avantages que nous avons découverts pour nos clients se retrouvent dans nos formations . Elles peuvent également être réalisées à distance, ce qui nous évite de devoir se déplacer. Nous utilisons ensuite ce gain de temps pour rédiger des manuels personnalisés.

En outre, les outils de communication numérique permettent également d’inclure la formation. De cette façon, vous pouvez la consulter à tout moment si vous ne vous souvenez pas de quelque chose. Ou vous pouvez la transmettre à d’autres employés. Cela augmente la portée de la formation. Et en tant que client, vous en avez à nouveau plus pour votre argent.

De cette manière, nous nous efforçons de continuer à offrir notre service à distance sans faire de compromis sur la qualité.

2 | Créer une routine

Travailler à domicile ne signifie pas que vos employés doivent passer toute la journée au lit derrière leur ordinateur, car ils perdent alors rapidement leur productivité. Veillez donc à ce qu’ils créent une routine comme auparavant. Voici quelques conseils :

• Se lever à une heure fixe
• Faire des pauses
• Faire une liste de choses à faire
• Essayez toujours de terminer ce que vous faites

3 | Créez votre propre lieu de travail @Maison

Tout le monde n’a pas un bureau bien équipé ou une pièce dédiée. Néanmoins, il est préférable de motiver vos employés à créer également leur propre espace de travail à domicile, où ils sont bien séparés des facteurs perturbateurs.  Par exemple, ils doivent recréer un “bureau” en les mettant loin de toute distraction. Nous comprenons que c’est une tâche difficile. Néanmoins, notre consultant Jurgen a su faire preuve de créativité. Il travaille dans son camping-car. Cela lui permet de travailler sans être dérangé, tout en maintenant sa productivité.

 

4 | Créer les conditions les plus optimales

Vos employés sont soumis à de nombreux risques d’inconfort, surtout maintenant s’ils n’ont pas de matériel de bureaux dédié.  Conséquence : absentéisme, baisse de productivité et mauvaises relations de travail.

Grâce aux conseils d’ergonomie ci-dessous, vous pouvez améliorer leur confort, leur santé et l’efficacité de leur lieu de travail. En bref, vous apprenez à vos employés à travailler de manière ergonomique !

• Asseyez-vous droit dans votre chaise de bureau
• Boire beaucoup d’eau
• Placez le moniteur devant vous
• Clavier sur le bord du bureau
• Un bureau propre

5 | Fixer des objectifs et travailler de manière systématique

En travaillant de manière planifiée, on obtient une vue d’ensemble claire dans laquelle chacun sait quel est le point de départ et par quels chemins, dans quel délai, le point final doit être atteint. Les résultats intermédiaires sur le chemin de l’objectif final peuvent également être cartographiés afin que vous sachiez si vous êtes sur la bonne voie.

Dans notre cas, en plus de l’enregistrement de leurs heures de travail et de leurs absences, nos employés peuvent également enregistrer leurs activités. Cela vous donne un aperçu en temps réel du temps passé par vos employés.

 

Vous souhaitez également cartographier la productivité de vos télétravailleurs ? Découvrez nos solutions pour l’enregistrement du temps ou contactez-nous directement.