Waarom tijdregistratie onmisbaar is bij hybride werken en glijdende uren

“Flexibel werken”, dat is gemakkelijk gezegd

Waar werknemers vroeger vooral op vaste uren op kantoor werkten, zijn thuiswerk, hybride werkvormen en glijdende uren vandaag het nieuwe normaal.

Dat biedt enerzijds flexibiliteit en voordelen voor de werknemer, maar anderzijds brengt het ook uitdagingen met zich mee. HR-medewerkers, payroll verantwoordelijken en teamleiders moeten rekening houden met:

• verschillende uurroosters,
• thuiswerkafspraken,
• glijtijdsaldi,
• premies en vergoedingen,
• uiteenlopende arbeidsovereenkomsten en paritaire comités,
• én allerlei voorkeuren van de werknemer.

Wetgeving tijdregistratie

In België bestaat vandaag nog geen algemene wettelijke verplichting voor alle bedrijven om tijdregistratie te gebruiken. Toch is tijdregistratie in bepaalde situaties wél verplicht, zoals bijvoorbeeld bij glijdende uurroosters.

Hoewel werknemers bij glijdende uren grotendeels zelf bepalen wanneer ze starten, pauzeren of stoppen met werken, moet de werkgever de arbeidstijd correct kunnen opvolgen. Zo moet via tijdregistratie duidelijk zijn:

• hoeveel uren een werknemer gepresteerd heeft,
• hoeveel over- of minuren opgebouwd werden,
• en of de wettelijke grenzen van de arbeidsduur gerespecteerd worden.

Flexibel werken betekent niet dat alles zomaar kan. De Belgische arbeidswetgeving legt duidelijke grenzen op rond arbeidsduur en rusttijden. Doorgaans geldt een maximum van 9 werkuren per dag en 45 werkuren per week, aangevuld met verplichte rustmomenten en correcte pauzeregistratie.

Wetgeving thuiswerk

Ook bij thuiswerk blijft de werkgever verantwoordelijk voor een correcte arbeidsorganisatie. Een arbeidsongeval tijdens thuiswerk wordt op dezelfde manier beoordeeld als op kantoor: het ongeval moet plaatsvinden tijdens de uitvoering van het werk en een letsel veroorzaken. Denk bijvoorbeeld aan een val bij het halen van werkdocumenten, of iemand die zich verbrandt tijdens een koffiepauze. Activiteiten zoals schoonmaken, tuinwerken of boodschappen doen vallen daar uiteraard niet onder. Duidelijke afspraken rond thuiswerkuren en de plaats van telewerk zijn, samen met tijdregistratie, daarom essentieel.

Voor thuiswerkdagen is er bovendien meestal geen sprake van woon-werkverkeer. Werkgevers betalen daarom geen kilometer- of treinvergoeding voor die dagen. Vaak voorzien bedrijven als alternatief een thuiswerkvergoeding voor kosten zoals elektriciteit, verwarming en internet. Voor werknemers die structureel thuiswerken is deze vergoeding onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van belastingen en RSZ-bijdragen.

Met de aangekondigde algemene verplichting vanaf 1 januari 2027, wordt tijdregistratie bovendien belangrijker dan ooit. Meer informatie over de verplichte tijdregistratie in 2027 lees je in deze blog.

De uitdagingen van flexibel werken, en hoe tijdregistratie oplossingen biedt

Flexibel werken brengt verschillende uitdagingen met zich mee. We sommen er een aantal voor jou op.

Zicht op bezetting en beschikbaarheid

Voor een goede operationele werking, en een efficiënte personeelsplanning op zich, is het heel belangrijk dat er altijd voldoende medewerkers beschikbaar zijn op kantoor tijdens de werkuren. Wanneer werknemers vrij kiezen wanneer ze starten, stoppen, of thuiswerken, wordt het moeilijker om de bezetting te bewaken. Daarbovenop loop je het risico dat iedereen vroeg begint en vroeg vertrekt, er niemand beschikbaar is tijdens piekmomenten of dat afdelingen onderbemand geraken. 

Met ons digitaal tijdregistratiesysteem, Emprova, behoud je realtime overzicht op:

• wie aanwezig is op kantoor,
• wie thuiswerkt,
• wie onderweg is naar kantoor of naar een klant,
• en wie pauze neemt.

Hoewel thuiswerk flexibiliteit biedt, blijft werken op kantoor belangrijk. Het is daar dat collega’s contact met elkaar kunnen hebben, en waar ze banden met elkaar kunnen opbouwen.

Om thuiswerk te faciliteren kan je in onze software duidelijke thuiswerkregels instellen, zoals bijvoorbeeld een maximum aantal thuiswerkdagen per week of verplichte aanwezigheidsdagen op kantoor. Zo combineer je flexibiliteit voor werknemers met controle en structuur.

Correcte loonverwerking

Bij flexibel werken lopen prestaties, glijdende uren, thuiswerkdagen en vergoedingen vaak door elkaar. Onnauwkeurige registratie zal vroeg of laat leiden tot verkeerde lonen, conflicten en juridische problemen. Stress, chaos en paniek die je als HR-medewerker te allen tijde wil vermijden.

Emprova automatiseert:

• begin- en einduren,
• pauzes,
• glijtijdsaldo’s,
• afwijkingen,
• en thuiswerkregistratie,

Flexibel werken brengt ook extra vergoedingen en berekeningen met zich mee. Denk maar aan thuiswerkvergoedingen, fietsvergoedingen, maaltijdcheques, ADV en andere toeslagen. Emprova verwerkt deze gegevens automatisch op basis van geregistreerde prestaties en aanwezigheid.

Daarnaast biedt Emprova volledige controle over alle uurberekeningen, ongeacht het type arbeidsovereenkomst of paritair comité. Ontbrekende of foutieve registraties worden meteen zichtbaar via slimme controles en filters, zodat HR eenvoudig kan bijsturen vóór de gegevens worden doorgestuurd naar het sociaal secretariaat. GPS werkt samen met verschillende partners, om de export van data zo efficiënt mogelijk te doen verlopen. Zo verminder je manueel werk en beperk je fouten.

Tijdregistratiesystemen

Niet elke werknemer werkt op dezelfde manier. In kantooromgevingen kiezen bedrijven vaak voor digitale tijdregistratie via smartphone, tablet of pc. Zo kunnen werknemers eenvoudig registreren van thuis, onderweg of op kantoor. In productieomgevingen werken medewerkers dan weer vaker volgens vaste roosters en registreren ze vaker via tikklokken of badgeterminals op de werkvloer. Vaak is het ook de combinatie ervan.

De kracht van Emprova zit net in die flexibiliteit: verschillende werkvormen, uurroosters en registratiemethodes kunnen perfect gecombineerd worden binnen één systeem. Zo behoudt HR één centraal overzicht, eender hoe, waar of onder welk paritair comité medewerkers werken.

Flexibel werken zonder zorgen

Flexibiliteit hoeft geen synoniem te zijn voor controleverlies. Integendeel: met een betrouwbaar tijdregistratiesysteem kan je als bedrijf jouw werknemers vrijheid bieden en tegelijk de nodige structuur behouden.

Door te investeren in een slim tijdregistratiesysteem:

• Verhoog je efficiëntie
• Vereenvoudig je jouw HR-processen
• Vermijd je (manuele) fouten
• Creëer je vertrouwen met jouw werknemers
• Ondersteun je moderne werkculturen

Tijdregistratie is vaak geen controle-instrument, maar eerder een noodzakelijk hulpmiddel voor correcte organisatie. Net daarom streven we er intensief naar om Emprova gebruiksvriendelijk te maken voor werkgever én werknemer.

Klaar om tijdregistratie efficiënter aan te pakken?

Flexibel werken vraagt om slimme ondersteuning. Met Emprova registreer je moeiteloos gewerkte uren, thuiswerk en glijdende uren, terwijl HR en payroll de volledige controle behoudt over bezetting, administratie en loonverwerking.

Wil je weten of jouw organisatie klaar is voor correcte tijdregistratie bij hybride werken en glijdende uren? Plan een adviesgesprek met ons in. Wij helpen je graag verder.