Uitdagingen tijdregistratie
Voor de samenwerking met GPS maakte The Farmchix Company gebruik van een tijdregistratiesysteem dat niet in staat was om verschillende roosters in te stellen, wat zorgde voor manuele berekeningen. De complexiteit van de rapportage en de wijzigingstool maakte de loonadministratie erg tijdrovend. Daarnaast behandelde de HR-verantwoordelijke de papieren verlofaanvragen van 85 medewerkers. In 2021 heeft The Farmchix Company de overstap gemaakt naar het gebruiksvriendelijk tijdregistratiesysteem GPS Emprova, wat een aanzienlijke vereenvoudiging van hun HR-processen heeft opgeleverd.
Sinds 1981 verwerkt en bereidt The Farmchix Company, voorheen bekend als Hofkip, hoogwaardig kippenvlees. Het bedrijf, gevestigd in Menen, omvat diverse merken met een convenience- en versafdeling. The Farmchix Company staat bekend om zijn toewijding aan kwaliteit, voedselveiligheid, duurzaamheid en marktgerichtheid.
Meer tijd voor de werknemers
Het tijdregistratiesysteem van GPS laat zowel vaste werknemers als uitzendkrachten van The Farmchix Company toe om de Emprova Self Service te gebruiken via de webbrowser en app. Ze kunnen nu eenvoudig verlof aanvragen, hun verlofsaldo raadplegen en de planning bekijken. Het planningsrooster maakt onderscheid tussen de verschillende afdelingen met kleurcodes, waardoor het niet alleen duidelijk is wanneer werknemers moeten werken, maar ook op welke afdeling. HR-manager, Alexander Coussens, voegt eraan toe: “Emprova heeft zeer eenvoudige functionaliteiten en is beschikbaar in verschillende talen, wat essentieel is voor ons gezien het aantal arbeiders en Franstalige medewerkers.” GPS heeft niet alleen bijgedragen aan de efficiëntie, maar heeft ook ruimte gecreëerd voor persoonlijk contact tussen de HR-afdeling en de medewerkers. Alexander vertelt: “Als familiebedrijf vinden we de app handig, maar we willen ook dat medewerkers ons aanspreken als ze vragen hebben. Met GPS is dat ideaal.”
Correcte loonadministratie
De loonadministratie, die voorheen tijdrovend was, is nu gestroomlijnd dankzij de software van GPS. De HR-afdeling exporteert wekelijks de prestaties van hun uitzendkrachten uit de rapportagetool en verzendt die eenvoudig naar hun interimkantoren. Op het einde van de maand stuurt de HR-afdeling de correcte prestaties naar het sociaal secretariaat Liantis dankzij de loonkoppeling in GPS. Alexander Coussens, vertelt: “Ik controleer wekelijks de tikkingen en op het einde van maand doe ik een korte controle, waarna ik de kalenders upload in MyLiantis. Dit gaat met enkele muisklikken zeer vlot.”
Precieze prestatieberekeningen
Dankzij de tijdregistratie software GPS Emprova heeft The Farmchix Company een verbeterde overurenregeling en kunnen ze prestaties op de minuut berekenen. De HR-afdeling ontvangt een melding voor goedkeuring bij overuren. “Doordat we op de minuut berekenen, kunnen onze medewerkers ook flexibeler werken”, zegt Alexander Coussens. Voor een groeiende organisatie zoals The Farmchix Company is een tijdregistratiesysteem cruciaal. Alexander bevestigt:“We zijn de afgelopen jaren van 40 naar 85 medewerkers gegaan. Dan is GPS Emprova onmisbaar om de loonadministratie te doen.”