Uitdagingen tijdregistratie
Voor de samenwerking met GPS maakte The Farmchix Company gebruik van een tijdregistratiesysteem dat niet in staat was om verschillende roosters in te stellen, wat zorgde voor manuele berekeningen. Ook de complexiteit van de rapportage en de wijzigingstool maakte de loonadministratie erg tijdrovend. Daarnaast behandelde de HR-verantwoordelijke de papieren verlofaanvragen van 80 medewerkers.
In 2021 maakte The Farmchix Company de overstap naar het gebruiksvriendelijke tijdregistratiesysteem GPS Emprova. Sindsdien zijn verschillende HR-processen gedigitaliseerd en vereenvoudigd, waardoor HR meer tijd heeft voor andere taken en voor persoonlijk contact met werknemers.
Sinds 1981 verwerkt en bereidt The Farmchix Company, voorheen bekend als Hofkip, hoogwaardig kippenvlees. Het bedrijf, gevestigd in Menen, omvat diverse merken met een convenience- en versafdeling. The Farmchix Company staat bekend om zijn toewijding aan kwaliteit, voedselveiligheid, duurzaamheid en marktgerichtheid.
Precieze prestatieberekeningen en meer kwaliteit
Dankzij GPS Emprova kan The Farmchix Company prestaties tot op de minuut berekenen. Ook nachturen, relance-uren en vrijwillige overuren worden volgens de juiste afspraken geregistreerd en verwerkt. Zo worden nachturen automatisch herkend wanneer een medewerker tussen 21:00u en 05:00u intikt. Voor relance-uren en vrijwillige overuren worden de nodige afspraken en verklaringen doorgegeven aan het sociaal secretariaat.
Ook wanneer werknemers occasioneel een zesde of zelfs zevende werkdag presteren, worden deze uren correct geregistreerd. Dit komt vooral voor bij parttime chauffeurs, die shiften van vier à vijf uren werken. Dankzij Emprova worden deze prestaties eenvoudig en correct verwerkt.
Waar overuren vroeger per kwartier geregistreerd werden, koos The Farmchix Company ervoor om dit per minuut te doen. Een werknemer die bijvoorbeeld tien minuten langer werkt, hoeft dus niet te wachten tot een volgend kwartier begint. Dankzij de flexibiliteit van de GPS-software is dit een eenvoudige configuratie-instelling, waarmee zij hun eigen bedrijfsbeleid zo konden inregelen.
“Doordat we op de minuut berekenen, kunnen onze werknemers ook flexibeler werken. Iemand nog vijf of tien minuten laten wachten tot een kwartier voorbij is, heeft voor niemand zin. Door elke minuut te kunnen uittikken, is dit probleem efficiënt opgelost.” zegt Alexander.
De nauwkeurige registratie zorgt ook voor meer transparantie. Werknemers registreren hun eigen uren en kunnen hun prestaties zelf opvolgen. Volgens Alexander leidt de transparantie ertoe dat werknemers hun afwijkingen zelf melden, in plaats van dat er discussies ontstaan over gewerkte uren of overuren. Minder discussies zijn dus een logisch gevolg van de verbeterde overurenregeling.
Meer tijd voor de werknemers
Het tijdregistratiesysteem van GPS laat zowel vaste werknemers als uitzendkrachten van The Farmchix Company toe om Emprova Self Service te gebruiken via de webbrowser en app. Ze kunnen eenvoudig verlof aanvragen, hun verlofsaldo raadplegen en hun planning bekijken.
Ook de verlofaanvragen verlopen vandaag anders. De werknemer vraagt verlof aan via Emprova Self Service, waarna de aanvraag rechtstreeks bij de verantwoordelijke van de afdeling terechtkomt. Die kan de aanvraag goed- of afkeuren, waardoor HR deze administratie niet langer zelf hoeft te verwerken.
Het planningsrooster maakt onderscheid tussen de verschillende afdelingen met kleurcodes. Zo is het niet alleen duidelijk wanneer werknemers moeten werken, maar ook op welke afdeling. HR-manager Alexander Coussens vertelt: “Emprova heeft zeer eenvoudige functionaliteiten en is beschikbaar in verschillende talen, wat essentieel is voor ons, gezien het aantal arbeiders en Franstalige werknemers.”
GPS heeft niet alleen bijgedragen aan de efficiëntie, maar heeft ook ruimte gecreëerd voor persoonlijk contact tussen HR en de werknemers. Alexander vertelt: “Als familiebedrijf vinden we de app handig, maar we willen ook dat medewerkers ons aanspreken als ze vragen hebben. Met GPS is dat ideaal.”
Benieuwd hoe wij voedingsbedrijven ondersteunen?
Ontdek het hier
Flexibele planning in de voedingssector
Als sterk groeiend voedingsbedrijf heeft The Farmchix Company nood aan een flexibele personeelsplanning. De productie bestaat uit twee afdelingen: de versafdeling en de convenience-afdeling. Vooral binnen die laatste afdeling is een correcte personeelsbezetting belangrijk: wanneer iemand onverwacht afwezig is, kan dat het productieproces verstoren. Daarom moet de verantwoordelijke van de ochtendploeg bij de start van de werkdag meteen up-to-date zijn over wie beschikbaar is, en wie nog niet ingepland is. Dankzij de realtime beschikbaarheids- en aanwezigheidsinformatie uit Emprova kan hij snel schakelen.
Ook veiligheid speelt een belangrijke rol in dit voedingsbedrijf. Bij de jaarlijkse evacuatieoefening gebruikt The Farmchix Company de aanwezigheidslijst uit Emprova. Zo beschikt het bedrijf over een overzicht van de personen die op dat moment aanwezig zijn en moeten evacueren. Hierdoor is het bedrijf goed voorbereid op een evacuatie bij een eventuele noodsituatie.
Daarnaast worden opleidingen en certificaten voor medewerkers opgevolgd via GPS Emprova. Het gaat onder meer om heftruckcertificaten voor werknemers in de logistiek, BA4-certificaten voor elektriciens en verplichte kwaliteitsopleidingen. Omdat certificaten kunnen vervallen, houdt het HR-team de geldigheid ervan bij in Emprova en registreert het welke opleidingen medewerkers hebben gevolgd.
Foutloze verloning voor vaste en interimmedewerkers
De loonadministratie, die voorheen tijdrovend was, is nu gestroomlijnd dankzij de software van GPS. De HR-afdeling exporteert wekelijks de prestaties van hun uitzendkrachten uit de rapportagetool en bezorgt die aan de interimkantoren. De prestaties worden daarbij gecontroleerd, zodat eventuele afwijkingen of onregelmatigheden tijdig kunnen worden opgemerkt.
Op het einde van de maand stuurt de HR-afdeling de correcte prestaties door naar het sociaal secretariaat Liantis dankzij de loonkoppeling met GPS.
Alexander Coussens vertelt: “Ik controleer wekelijks snel en eenvoudig de tikkingen, en op het einde van de maand doe ik een korte controle, waarna ik de kalenders upload in MyLiantis. Dit gaat met enkele muisklikken zeer vlot.”
De digitale werkwijze maakt het bovendien eenvoudiger om taken binnen HR over te dragen. Bij een manueel proces is de uitvoering vaak sterk afhankelijk van de persoon die het proces kent. Dankzij GPS zijn de nodige gegevens gecentraliseerd, waardoor een taak eenvoudiger aan een andere werknemer kan worden overgedragen.
Minder administratie, meer controle
Met behulp van GPS Emprova heeft The Farmchix Company verschillende tijdrovende HR-processen gedigitaliseerd en vereenvoudigd.
Dat levert vandaag concrete voordelen op voor HR én de werknemers:
- Maximaal 1 à 2 uren per week nodig voor het controleren en verwerken van tijdregistraties.
- Verlofaanvragen verlopen volledig digitaal en komen rechtstreeks bij de verantwoordelijke van de afdeling terecht.
- Prestaties van uitzendkrachten worden digitaal verwerkt en eenvoudig gerapporteerd aan interimkantoren.
- Loongegevens worden efficiënt doorgestuurd naar Liantis dankzij de loonkoppeling.
- Minder discussies over prestaties en overuren, dankzij transparante tijdregistratie.
- Meer ruimte voor HR voor persoonlijk contact met werknemers en andere taken.
Voor een groeiende organisatie zoals The Farmchix Company is die digitalisering belangrijk.
Ons aantal werknemers is de afgelopen jaren sterk gegroeid. GPS Emprova is onmisbaar om de loonadministratie te doen.